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Microsoft Outlook vs Apple Calendar: ¿Cuál es mejor para los negocios?

Apple Calendar y Microsoft Outlook han sido durante mucho tiempo líderes en calendarios y programación, y Calendar ofrece a los usuarios de Mac una ventaja sencilla. Outlook finalmente se puso al día?

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Imagen: NaruFoto/Shutterstock

Buena reputación. Durante años, Microsoft Outlook fue un gigante de gestión de información personal inflado, y el Calendario de Apple fue un programa simple, directo y efectivo.

Pero, ¿pueden las aplicaciones antiguas aprender nuevos trucos?

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Calendar, incluido de forma predeterminada en macOS, iPadOS e iOS, sigue siendo un programa fácil de usar que proporciona un funcionamiento estable y fiable. La aplicación proporciona una interfaz principal fácil de navegar (Figura A) para mostrar la vista de día, semana, mes o año.Al mismo tiempo, el menú de navegación izquierdo puede agregar y eliminar calendarios individuales de la pantalla de actividad, como se mantiene a menudo para citas personales y citas de trabajo, e incluso Seguimiento de nuevos lanzamientos de libros o Equipo de Fútbol Arsenal Próximos Partidos.

Figura A

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Apple Calendar proporciona un programa fácil de usar para administrar horarios complejos.
Imagen: manzana

Agregar eventos usando el calendario es fácil. Haga clic y arrastre el cursor dentro del marco de tiempo apropiado utilizando la vista Día o Semana. Alternativamente, puede usar la vista de mes para hacer clic con el botón derecho en una fecha y seleccionar Nuevo evento en el menú emergente que aparece. Proporcione los detalles del evento y listo.

Sin embargo, hay un problema. El calendario no deja mucho espacio para las notas. Si bien la configuración de ubicaciones, alarmas y eventos recurrentes en el calendario, e incluso el ajuste de los tiempos de viaje estimados, la sección de Notas está algo abreviada y, en mi experiencia, un poco torpe. Tal vez eso se deba a que otras personas no brindan tanta información sobre los eventos como a veces lo hago yo. El problema resultó un poco doloroso ya que traté de realizar un seguimiento del historial del cliente, los nombres y cargos de los contactos, los aspectos más destacados de conversaciones telefónicas o por correo electrónico anteriores y detalles similares directamente en la cita.

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Obviamente, los desarrolladores de Calendar saben lo que están haciendo de todos modos. Ningún usuario racional argumentaría que el ícono del calendario de macOS en sí mismo es excelente, ya que muestra la fecha real directamente en los íconos de su Mac, iPad y iPhone.

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Luego está Outlook, una bestia de aplicaciones que incluye correo electrónico, administración de contactos, administración de tareas y calendario en una sola aplicación. Todos sabemos que los productos de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Outlook) contienen una colección vertiginosa de funciones, acciones y configuraciones. Las opciones disponibles se volvieron tan abundantes que Microsoft finalmente introdujo la cinta contextual para tratar de simplificar la interacción del usuario con la funcionalidad de la aplicación.

Por supuesto, Outlook ha sufrido este tipo de hinchazón antes. Pero las nuevas versiones de Outlook para Mac, incluido el «Nuevo Outlook» de Microsoft, habilitado mediante botones de radio deslizantes integrados en la aplicación Mac, han reducido en gran medida el desorden. En lugar de ser atacado por una ansiosa variedad de botones e íconos, el nuevo Outlook ofrece una interfaz muy sencilla que trae las cosas que más necesita al frente y al centro. ¿el resto? Las funciones avanzadas todavía están allí y se puede acceder a ellas desde los menús disponibles, pero no distraen ni esperan detrás de escena.

Juzga por ti mismo. Sea testigo de la vista estándar de la semana laboral de Outlook (Figura B). Es fácil de navegar. Los nuevos eventos son fáciles de agregar. Simplemente haga doble clic en el espacio apropiado para la fecha y hora de la reunión que desea agregar.

Figura B

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El «Nuevo Outlook» de Microsoft ofrece una interfaz muy limpia que oculta su funcionalidad mientras simplifica las operaciones diarias.

Proporcione los detalles de la cita en el espacio provisto para el nombre del evento, fecha, hora y lugar, y listo. ¿Necesita funciones más avanzadas como la configuración recurrente recurrente? Simplemente haga doble clic o haga doble clic en el evento y seleccione editar y mostrará otras opciones (Figura C), al tiempo que señala que hay suficiente espacio para comentarios.

Figura C

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Outlook oculta la configuración de citas más avanzada, pero las opciones siguen ahí y se puede acceder a ellas fácilmente cuando sea necesario.

La aplicación Calendario de Apple está verificada. Es fácil de usar y proporciona las funciones más utilizadas. Teniendo en cuenta lo fácil que es conectar el programa a su cuenta de iCloud o Exchange, es difícil encontrar una alternativa. Sin embargo, los desarrolladores de Microsoft han hecho los deberes. «New Outlook» ofrece una interfaz limpia, mientras que las funciones más avanzadas todavía están disponibles detrás de escena. Es una mejora inteligente y útil que hace que el uso del programa sea más eficiente a lo largo del día. Si su organización usa otras aplicaciones de Microsoft 365, descubrirá que la integración discreta con Microsoft Planner y To-Do es solo una forma más inteligente de mejorar Outlook para proporcionar acceso a las funciones y funciones que necesitan los ocupados profesionales de hoy, sin distracciones.

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