TECNOLOGÍA Y TRABAJO

No deje que los proyectos a largo plazo se escapen por las grietas: aquí le mostramos cómo hacer grandes cosas

Con cientos de proyectos que requieren nuestra atención en un momento dado, los líderes a menudo tienen dificultades para administrar proyectos más grandes y a más largo plazo. Aquí le mostramos cómo administrar mejor su tiempo y sus tareas.

to do list
Imagen: iStock/VectorCookies

En un día determinado, puede estar procesando docenas o incluso cientos de solicitudes y tareas. Desde navegar por su bandeja de entrada y administrar los eventos que crea, hasta responder a «simulacros de incendio» no planificados que requieren que deje todo y se concentre en actividades urgentes, las tareas rutinarias pueden volverse agotadoras rápidamente.

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Si bien la capacidad de reenfocarse rápidamente y manejar lo que sea que esté a mano es encomiable y una habilidad importante para los líderes, la capacidad de planificar y ejecutar objetivos a largo plazo es lo que separa a un buen gerente de un verdadero líder. Los líderes pueden responder al ritmo del día o planificar y seguir una agenda estratégica, ya sea una hoja de ruta de varios años o metas personales complejas.

Como la mayoría de los aspectos del liderazgo, este suele ser un acto de aprendizaje y práctica. Así como incluso los atletas más talentosos necesitan capacitación constante, los líderes deben desarrollar y practicar activamente las habilidades necesarias para planificar y ejecutar con éxito proyectos a largo plazo. Aquí hay algunos consejos y trucos para ayudarlo a construir una planificación y ejecución estratégicas.

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escríbelo en un papel

Quizás el mayor desafío en la ejecución de metas complejas a largo plazo es comenzar. Desde proyectos relacionados con el trabajo hasta planes estratégicos complejos y metas y objetivos personales, cada uno de nosotros tiene docenas de ideas a medio cocinar flotando en nuestras mentes. Por lo general, comenzamos a ejecutar estos proyectos un día con grandes intenciones, pero ese día parece no llegar nunca.

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El primer paso para realizar verdaderamente estos grandes planes es aprovecharlos y consolidarlos. Al igual que un general necesita un mapa del campo de batalla antes de planificar una operación militar compleja, también necesita saber lo que quiere lograr, incluso si el objetivo es vago «ponerse en forma» o algo tan específico como «mejorar sus medios sociales». herramientas de análisis para una versión de marzo» «.Como parte de mi flujo de trabajo, voy a Todoista– Aplicación de planificación basada en tareas.

Cuando una idea se cuela en mi cabeza y requiere más de unos pocos pasos, la registro en una lista llamada «Proyectos potenciales». Esta simple acción es muy liberadora porque es un paso real y concreto hacia la finalización del proyecto, y también me libera de la idea y libera algo de «espacio mental» para otras tareas.

Clasificación y Basura

Después de capturar cada proyecto potencial, desde elementos clave relacionados con el trabajo hasta ideas a medias, puede comenzar a categorizar, planificar y posiblemente descartar el proyecto. Te recomiendo que revises tu lista de proyectos potenciales al menos una vez a la semana, y para cada proyecto sigas uno de estos pasos:

  1. Si planea comenzar a trabajar en este proyecto en un futuro cercano, cree una nueva categoría para este proyecto en su lista de tareas pendientes. Como primera tarea en esta lista, agregue «Planificar los próximos pasos para el Proyecto X» y reserve un tiempo en su calendario para comenzar a planificar.
  2. Si el proyecto es algo que desea hacer pero no comenzará en los próximos 90 días, agréguelo a su lista «Algún día» que revisa cada mes más o menos.
  3. Si después de algunas consideraciones, el elemento no es algo que desea asumir, considere si desea revisar el elemento o si desea desecharlo y eliminarlo de su lista y conjunto de consideración. Esta simple acción es sorprendentemente liberadora; tomas una idea, la consideras seriamente y decides no terminarla.

Planifica tu próximo movimiento

Una vez que decido trabajar en un proyecto, ya sea de mi lista de proyectos potenciales o de un proyecto que eliminé de la categoría «Algún día», creo una tarea para dedicar un tiempo a planificar el proyecto. Mientras tanto, enumeraré la mayor parte del trabajo requerido y luego me centraré en la primera parte que aclaré. Consideraré qué acciones específicas puedo tomar para lograr este hito y enumeraré de dos a seis acciones que se pueden realizar en menos de una hora. Estas acciones pueden ser tan simples como enviar un correo electrónico, leer un artículo o hacer un borrador de una presentación de diapositivas, pero el objetivo final es que ahora he articulado acciones simples y apropiadas que puedo tomar para hacer avanzar el proyecto. La acción es inminente, convirtiendo un proyecto imponente y aparentemente insuperable en algo que se puede realizar rápidamente.

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El concepto de «próximo paso» que tomé prestado de este excelente libro terminar las cosas David Allen. Todas las mañanas reviso mi lista de proyectos y agrego pequeñas actividades relacionadas con cada proyecto. En el transcurso de unas pocas semanas, estas pequeñas acciones se suman a hitos más grandes y, en última instancia, al proyecto.

Hay muchas retóricas sobre comerse una gran imagen o hacer girar una rueda de molino, y todas captan el hecho inmutable de que simplemente avanzar hacia una meta, incluso en los pasos más pequeños, es una mejor opción para pensar, soñar y, en muchos casos, en caso de miedo. por más tiempo todos estamos compitiendo por nuestra atención con proyectos a largo plazo.

Pruebe esta técnica para su próximo proyecto, ya sea un proyecto relacionado con el trabajo, un proyecto de mejora del hogar o un objetivo de mejora personal. Como muchas cosas en la vida, esto requiere una aplicación diligente para convertirse en un hábito, pero puede mejorar enormemente sus habilidades de liderazgo y gestión y convertirlo en uno de los pocos que pueden concebir una visión y hacerla realidad.

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