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No más novatos: phpGroupWare es una herramienta empresarial del mundo real

En la mayor parte de mi trabajo profesional, he usado productos de Novell, productos de Microsoft y un poco de UNIX/Linux. Puede notar que tiendo a escribir mucho para la gente de Linux. La razón es simple: ¡la gente de Linux está trabajando en cosas realmente geniales!

PhpGroupWare es uno de ellos. Aunque el equipo de desarrollo completó recientemente su primer candidato de lanzamiento, phpGroupWare podría convertirse en un paquete muy popular, especialmente para organizaciones pequeñas y medianas como The Courier-Journal, un periódico en Louisville, Kentucky, la organización lo está utilizando actualmente.

Los desarrolladores de phpGroupWare se propusieron ser una suite de groupware ampliable y completa, y están preparados para ser un gran éxito. El paquete ya incluye un cliente de correo electrónico, calendario, lista de tareas, administrador de archivos, soporte para grupos de noticias, cliente FTP, foro, chat e incluso integración de fax. A estas alturas, probablemente estés babeando. Si es así, límpielo y siga leyendo para aprender cómo hacer que ese sistema funcione rápidamente.

requisitos previos
Como sugiere el nombre, phpGroupWare requiere un motor PHP funcional en el servidor y en el servidor web; todo el paquete está basado en la web. Para esta instalación, utilicé el servidor web Apache versión 1.3.xx y PHP 4.1.1. Dado que phpGroupWare se puede usar para enviar y recibir correo electrónico, una buena idea es un servidor IMAP o POP que funcione. Courier IMAP es el servidor IMAP preferido de phpGroupWare. Debe instalarlo por separado de phpGroupWare.

Más Express IMAP

Para obtener más información sobre cómo poner en marcha un servidor IMAP de Courier, consulte «Uso de un servidor IMAP de Courier» de Vincent Danen.

Antes de comenzar, asegúrese de que PHP esté instalado y funcionando. Para hacer esto, coloque un script llamado test.php en el directorio /usr/local/apache/htdocs con el siguiente contenido:

raíz del archivo

Dependiendo de su distribución, la raíz de la documentación de Apache puede estar ubicada en /usr/local/apache/htdocs o /var/www/html.

Si todo va bien, cuando dirija su navegador a esta página, verá una pantalla de estado con información completa sobre su instalación de PHP, como se muestra en la Figura A.

Figura A
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Esto muestra la pantalla de información de PHP representada por el navegador web.

En segundo lugar, se requiere una base de datos de back-end. Tanto MySQL como PostgreSQL son adecuados para este componente. Para mi ejemplo, utilicé MySQL porque es más fácil ejecutar phpGroupWare bajo MySQL. Sin embargo, prefiero PostgreSQL.

Antes de continuar, asegúrese de que PHP, Apache y MySQL funcionen juntos. En mi artículo «Flexibilidad del sitio web con seguridad: PostgreSQL, Apache, PHP y SSL» puede ver cómo se hace esto usando PostgreSQL (debería ser fácil de convertir a MySQL).

El siguiente paso es descargar phpGroupWare desde el sitio web de phpGroupWare. La versión estable actual es la versión 0.9.14.RC1. RC1 significa Release Candidate 1, lo que significa que el lanzamiento final no está muy lejos.

Coloque esta descarga en su directorio de inicio (es decir, /home/slowe).

Instalar
Primero, expanda el tarball que descargó del sitio web de phpGroupWare a su ubicación final. Instálelo en un subdirectorio llamado phpgroupware en el directorio raíz del documento Apache HTML con el siguiente comando:
cd /usr/local/apache/htdocs
gunzip -dc /home/slowe/phpgroupware-0.9.14.RC1.tar.gz | tar xvf –

A continuación, configure los permisos de directorio para que phpGroupWare pueda usarlos con este comando:
cd /usr/local/apache/htdocs/phpgroupware
chown nadie: archivo de nadie
archivos chmod 700

Luego debe configurar la base de datos que phpGroupWare usará para almacenar sus datos con el siguiente comando:
mysqladmin -u raíz -p crear phpgroupware
mysql -u raíz -p
mysql> otorgar todo en phpgroupware.* a phpgroupware@localhost identificado por “pw”;

Tenga en cuenta que mis ejemplos usan directivas de MySQL, aunque phpGroupWare es compatible con MySQL y PostgreSQL. Cuando se le solicite, ingrese la contraseña apropiada. Estas contraseñas dependerán de su instalación particular de MySQL.

configuración
La configuración de phpGroupWare se realiza a través de un navegador web. Para comenzar este paso, dirija su navegador a http:///phpgroupware/setup/index.php (donde es la dirección IP o URL de su servidor).

Figura B
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Esta pantalla de configuración lo guiará a través del proceso de creación del archivo de encabezado.

Para crear un archivo header.inc apropiado que phpGroupWare usará mucho, use la configuración en la Figura C. Muestra la configuración necesaria para establecer los valores en pantalla.
Figura C


Opciones de configuración de phpGroupWare
alcance explique valor
directorio raíz del servidor Este parámetro le dice a phpGroupWare dónde encontrar sus archivos. /usr/local/apache/htdocs/phpgroupware
{o raíz predeterminada del servidor Apache/}
incluir raíz Este parámetro permite que las aplicaciones que normalmente requieren acceso de root se ejecuten como un usuario estándar. No es un parámetro sensato de usar. { igual que la raíz del servidor }
Contraseña de administrador para administrar títulos Esto establece la contraseña de administrador para los encabezados de administrador. {predeterminado: en blanco}
Este es un parámetro requerido, así que ingréselo aquí y recuerde la contraseña.
anfitrión de la base de datos Esto determina qué servidor albergará la base de datos (base de datos). {predeterminado: servidor local}
usuario de la base de datos software colaborativo php {predeterminado: phpgroupware}
Para esta instalación: raíz
contraseña de la base de datos Esto pide la contraseña para la base de datos. {predeterminado: su contraseña}
Para esta instalación, use su contraseña de root de MySQL.
tipo de base de datos Con este parámetro, puede elegir MySQL o PostgreSQL. {predeterminado: MySQL}
contraseña de configuración Esta contraseña se utilizará para administrar la instalación de phpGroupWare. {predeterminado: en blanco}
Escriba algo y recuérdelo, ya que es un parámetro obligatorio.
conexión persistente Esto le preguntará si desea una conexión persistente a la base de datos. {predeterminado: verdadero}
tipo de sesión Esto pregunta si el software debe usar controles PHP4 o controles de base de datos para administrar sesiones. {predeterminado: base de datos}
Para esta instalación: PHP4
Habilitar MCrypt Habilite MCrypt para reemplazar la antigua aplicación de cifrado de flujo de archivos crypt. {predeterminado: falso}
versión encriptada Especifica la versión de MCrypt a usar (esto variará según el país). {predeterminado: en blanco}
Vector de inicialización de MCrypt Esto le permite declarar desde qué vector comenzará el cifrado (si declara explícitamente un vector de cifrado, se debe usar el mismo vector para el descifrado). { Predeterminado: Varía según el sistema }
Cuadro de selección de dominio al iniciar sesión Servidor de correo electrónico que permite múltiples inicios de sesión de dominio a múltiples dominios {predeterminado: falso}

Configuración necesaria para establecer valores en pantalla

En la parte inferior de la pantalla de configuración, puede ver un mensaje que indica que el archivo no se pudo guardar debido a problemas con los permisos del archivo. Los desarrolladores han tenido esto en cuenta y permiten a los usuarios crear manualmente archivos header.inc.php. Si elige crear el archivo de encabezado manualmente, debe abrir su editor de texto favorito y crear manualmente el archivo header.inc.php. Haga clic en el botón Ver para continuar.

La siguiente pantalla genera una salida que se usará en el archivo header.inc.php. Simplemente copie estos contenidos en un nuevo archivo de texto, al que llamará header.inc.php en /usr/local/apache/htdocs/phpgroupware. Luego, haga clic en Continuar.

Después de escribir su contraseña en el cuadro de inicio de sesión del administrador de Configuración/Configuración y presionar el botón Iniciar sesión, verá la pantalla de configuración principal de phpGroupWare (consulte la Figura D). Esta contraseña se define en la sección de configuración del encabezado de la pantalla (consulte la Figura B).

Figura D
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La configuración inicial del administrador instala la aplicación por usted.

Haga clic en el botón Instalar (consulte la Figura D anterior) para configurar las tablas de la base de datos que utilizará phpGroupWare.

A continuación, haga clic en el texto que dice «Haga clic aquí para crear un usuario administrador y tres usuarios de demostración», que usaré para el resto de este ejemplo. Se le solicitará la información del nombre de usuario del administrador; en mi ejemplo, nombré al usuario admin y la contraseña admin.

añadir aplicación
Hasta ahora, hemos completado la instalación del marco phpGroupWare. Su función actual es solo para crear usuarios y administrar la configuración. A continuación, debe agregar algunas aplicaciones a phpGroupWare. Para comenzar a instalar aplicaciones, haga clic en Administrar aplicaciones y verá la Figura E.

Figura E
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Para instalar una aplicación, simplemente seleccione la casilla de verificación a la derecha de su nombre.

Cuando haya terminado de seleccionar aplicaciones, haga clic en el botón Enviar en la parte inferior de la ventana. Para este artículo, instalé las siguientes aplicaciones:

  • · directorio
  • · Administración
  • · calendario
  • · Correo electrónico
  • · Administrador de archivos
  • · Foro
  • · manual
  • · proyecto
  • · Pista de tiempo
  • · que hacer

Después de hacer clic en enviar, obtendrá este resultado que le informa que todo se instaló según lo planeado.

Haga clic en el texto de retorno (que aparecerá en la parte inferior de la página de salida de la instalación) para volver a la lista de aplicaciones. Observe que las aplicaciones que seleccionó anteriormente ahora muestran números de versión y una opción para eliminarlas. A la izquierda de cada aplicación instalada, verá una X en un círculo. Al hacer clic en uno de estos botones, obtendrá información detallada sobre esa aplicación en particular. Por ejemplo, la Figura F nos muestra los detalles de la aplicación de calendario.

Figura F
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Los detalles de la aplicación de calendario incluso muestran de dónde obtiene la aplicación sus archivos de configuración.

Antes de continuar, debe definir el directorio raíz de phpGroupWare. Para editar este parámetro de configuración, haga clic en el botón Editar configuración actual en la ventana Configuración. Puede utilizar el botón Atrás de su navegador para volver a la ventana de configuración. El parámetro en cuestión es Ingrese la ubicación de la URL de phpGroupWare, que configuré para este ejemplo.

Usar phpGroupWare
Para comenzar a usar phpGroupWare, vaya a (donde server_ip es la dirección del servidor donde está instalado phpGroupWare) y verá la pantalla de inicio de sesión que se muestra en la Figura G.

Figura G
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El cuadro de diálogo de inicio de sesión de usuario de phpGroupWare es bastante mínimo.

Para este ejemplo, estoy conectado como una de las cuentas de demostración creadas en el último paso. El nombre de usuario es demo y la contraseña es invitado.

En la parte superior de la pantalla de inicio de phpGroupWare hay íconos para las aplicaciones instaladas previamente. Para este artículo, daré una breve introducción a la aplicación de calendario.

Para usar el calendario, simplemente hago clic en el ícono del calendario (vea la Figura H).

Figura H
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Después de hacer clic en el ícono del calendario, veo el mes actual, como se muestra en la Figura I.

Figura 1
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La pantalla del calendario principal muestra el mes actual con el día actual resaltado.

Al hacer clic en un día, se expandirá la selección para mostrar el horario de ese día en particular (tenga en cuenta la entrada para el 8 de febrero a las 10:00 a. m.). La figura J muestra una vista ampliada del 8 de febrero.

Figura J
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Agregue una cita haciendo clic en la hora a la derecha de la lista del día.

¡y más!
Los desarrolladores de phpGroupWare están trabajando arduamente para que este programa sea lo más funcional y personalizable posible. Con este fin, la mayoría de los componentes de phpGroupWare ofrecen opciones de personalización que puede adaptar a sus necesidades. Por ejemplo, en un calendario, puede cambiar el primer día de la semana a sábado, domingo o lunes, según sea necesario, y también puede especificar un intervalo de tiempo para los días de semana. Se puede otorgar acceso a otros usuarios para permitirles ver, actualizar o eliminar elementos en los calendarios de otros usuarios. Es impresionante, especialmente para un programa gratuito y de código abierto.

Cuando se combina con un servidor IMAP en funcionamiento y una base de datos back-end, phpGroupWare puede satisfacer las necesidades de muchas pequeñas y medianas empresas y posiblemente incluso de las más grandes.

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