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Preguntas y respuestas de Office: cómo compartir contactos de Outlook 365

Compartir información es uno de los puntos de venta más importantes de Outlook, y compartir contactos no es una excepción.

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La mayoría de los usuarios de Microsoft Office encuentran su trabajo fácil porque las posibilidades son intuitivas y las opciones son fáciles de encontrar, hasta que no lo son. La frustración surge cuando no podemos encontrar opciones o funciones que creemos que deberían estar ahí. Esto es lo que le pasó a Candace. Quiere compartir su lista de contactos con otras personas de su organización. Está usando Office 365, que ayuda en su caso.

En la columna de preguntas y respuestas de Office de este mes, le mostraré cómo compartir contactos de Outlook 365. Es importante tener en cuenta que, si bien este artículo se centra en los contactos, puede compartir la mayoría de los elementos en Outlook. Sin embargo, este es un tema enorme que no se puede cubrir de manera exhaustiva en un artículo.

Estoy usando la versión de escritorio de Outlook para Office 365 en Windows 10 de 64 bits. No hay archivos de demostración; no necesita uno.

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Lo admito

La capacidad de Outlook para conectarse y compartir ha mejorado en los últimos dos años, pero durante mucho tiempo se han quedado atrás de la competencia. Me costó mucho conectarme en ambos sentidos en mi teléfono, así que opté por no hacerlo; dejé de usar Outlook para los contactos y los datos del calendario. Ahora uso un servicio en línea gratuito que se sincroniza en un solo sentido con Outlook, pero se sincroniza fácilmente en dos sentidos con mi teléfono, que es exactamente lo que necesito. Incluso con el progreso reciente en esto, me siento tan cómodo con mi configuración actual que probablemente nunca regrese. Pero lo que funciona para mí, no funciona para la mayoría de las personas, especialmente aquellas en organizaciones que están vinculadas a Outlook. La mejor esperanza para estos usuarios es su administrador, no yo.

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Escritorio Outlook 365

Candace quiere compartir la lista de contactos con otras personas de su organización. Ella usa Office 365 en Exchange, por lo que el proceso es tan simple como enviar una invitación:

  1. En la ventana Personas, haga clic en la carpeta Contactos que desea compartir. Debería poder compartir cualquier carpeta de contactos.
  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Contactos compartidos (Figura A). También puede hacer clic derecho en la carpeta Contactos.
  3. En la invitación generada, ingrese la dirección del contacto con el que desea compartir en el campo Para. Puede ingresar varios destinatarios.
  4. Al compartir sus contactos, puede solicitar permiso para compartir los contactos del destinatario seleccionando Solicitar permiso para ver la carpeta de contactos del destinatario. Al hacerlo, solo solicita permiso: el destinatario debe continuar el proceso otorgando el permiso. Además, si desea que los destinatarios puedan editar la carpeta de contactos que está compartiendo, haga clic en la opción Los destinatarios pueden agregar, editar y eliminar elementos en esta carpeta de contactos.
  5. Ingrese un mensaje si lo desea y haga clic en Enviar. Haga clic en Aceptar para confirmar el proceso.

Figura A

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Use Contactos compartidos para compartir listas.

Los destinatarios recibirán un mensaje de invitación. Deben hacer clic en Abrir esta carpeta de contactos en el grupo Abrir en la pestaña Compartir para completar la tarea. Outlook asigna a la carpeta del destinatario el nombre del remitente. Los destinatarios no pueden abrir esta invitación en la versión del navegador de Outlook.

Si no puede pasar de la opción «Compartir contactos», verifique los permisos de su carpeta de la siguiente manera:

  1. Haga clic en la carpeta que desea compartir.
  2. Haga clic en la pestaña Carpetas y luego haga clic en Permisos de carpeta en el grupo Propiedades.
  3. Si es necesario, revise las propiedades y cámbielas adecuadamente.

Es posible que deba ponerse en contacto con su administrador si encuentra algún problema con el proceso de uso compartido. Es cuestionable si podrá cambiar o incluso acceder a los permisos.

Compartir su lista de contactos con personas fuera de su organización es básicamente lo mismo. Sin embargo, tiene sentido que las personas ajenas a su organización no puedan editar su lista. Durante este proceso, si ve un mensaje de error que indica que no puede compartir contactos con personas ajenas a su organización, debe comunicarse con el administrador del sistema.

compartir algunos

Es posible que solo desee compartir algunos contactos en lugar de la lista completa. En este caso, abre la lista de contactos (ver en la vista de lista simplificará esto) y comienza a seleccionar contactos. Utilice las conocidas teclas Ctrl y Shift para seleccionar fácilmente varios contactos.

Después de seleccionar todos los contactos para compartir, haga clic en Reenviar contactos en el grupo Compartir en la pestaña Inicio.El menú desplegable muestra dos opciones, como se muestra en la figura Figura B.

Figura B

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Hay dos opciones de reenvío.

Para este ejemplo, seleccione como contacto de Outlook.como puedes ver Figura C, los contactos que seleccione aparecerán como adjuntos al mensaje. En el mensaje de correo resultante, ingrese el destinatario, el asunto, el mensaje apropiado y la firma, y ​​envíe.

Figura C

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Outlook adjunta contactos a los mensajes.

Enviarme preguntas sobre Office

Intentaré responder a las preguntas de los lectores lo mejor que pueda, pero no hay garantías. No envíe archivos a menos que se le solicite; las solicitudes de ayuda iniciales con archivos adjuntos se eliminarán y no se leerán. Puede enviar capturas de pantalla de los datos para ayudar a aclarar su pregunta. Cuando se comunique conmigo, sea lo más específico posible. Por ejemplo, «Por favor, resuelva mi libro de trabajo y solucione el problema» podría no obtener una respuesta, pero «¿Puede decirme por qué esta fórmula no devuelve el resultado esperado?», sí. Mencione la aplicación y la versión que está utilizando. Tecnopedia no me reembolsa por mi tiempo o experiencia en ayudar a los lectores, ni les cobro a los lectores a los que ayudo.puedes contactar conmigo [email protected].

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