Proyecto de Comunicación: Un plan de difusión de la información

Proyecto de Comunicación

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a administrar mejor los canales de comunicación clave para su próximo proyecto. Siga estas pautas para asegurarse de que su proyecto esté a tiempo.

Nos guste o no, la comunicación es la parte más importante de cualquier proyecto. El éxito de la mayoría de los proyectos, ya sea que los manejen equipos de proyecto dedicados o equipos interdepartamentales, depende de un conjunto crítico de habilidades y técnicas de comunicación. Curiosamente, todos los gerentes de proyectos y desarrollo de TI que entrevisté estuvieron de acuerdo: la comunicación y la interacción humana hacen o deshacen un proyecto.

A veces olvidamos que la comunicación del proyecto se refiere a comportamientos y técnicas específicos utilizados para motivar, liderar, delegar e informar a todos los interesados ​​involucrados en un proyecto. Una vez que comienza el proyecto, los gerentes deben establecer tres canales de comunicación claros (consulte la Figura A). Administrar y mejorar estos canales puede aumentar en gran medida tus posibilidades de éxito.

Figura A

La clave para una comunicación exitosa es mantener la información fluyendo en la dirección correcta.

La comunicación afecta el rendimiento. Entonces, si desea que los equipos de alto rendimiento se involucren en los proyectos, necesita una comunicación efectiva arraigada en usted para asegurarse de obtener esos resultados. Sin canales bien establecidos, es probable que los proyectos fracasen. Los gerentes de proyectos exitosos suelen tener excelentes habilidades de comunicación, incluida la capacidad de hacer preguntas de manera efectiva, escuchar y actuar según los comentarios, y fomentar la armonía entre los miembros del equipo.

Fortalecer la comunicación del proyecto
Un plan de comunicación efectivo:

• Facilita el desarrollo del equipo: la comunicación adecuada en realidad proporciona la base para que el equipo del proyecto trabaje en conjunto y comprenda los objetivos y las tareas que deben lograrse. Una mejor comunicación significa un mejor desempeño.
• Utilizado durante todo el proceso de desarrollo de software: desde la definición de los requisitos del usuario hasta la implementación del producto, un plan de comunicación adecuado ayuda a informar a todas las partes interesadas qué canales de comunicación se utilizarán en el proyecto, quién informará a quién y la frecuencia, el tipo y el formato del proyecto. la reunión.
• Facilita la actualización de las partes interesadas: la comunicación frecuente mantiene a las partes interesadas informadas.
• Ahorre en la creación de documentación adicional del proyecto: al tomar medidas de comunicación efectivas desde la fecha de inicio del proyecto, puede ver una reducción en la documentación del proyecto.

Usar el plan para resolver problemas críticos.
Recientemente, mi CIO me pidió que evaluara cómo uno de nuestros proyectos de comercio electrónico más críticos se estaba desmoronando. Una evaluación rápida mostró que el proyecto fracasó debido a la mala comunicación. El cliente estaba muy insatisfecho con la forma en que se gestionó el proyecto. Expresó su descontento y dijo: «Todo lo que el director del proyecto tenía que hacer era preguntarme o venir a verme, y podríamos haber solucionado esto». app de acuerdo a los requerimientos del cliente.Procedimiento de Denuncias. Se distribuyeron los archivos iniciales de inicio y algunos correos electrónicos, pero eso es todo. No hay reuniones de seguimiento, ni ninguna forma para que el cliente siga el progreso. El cliente se quejó de que apenas había conocido a nadie en el proyecto y quería saber qué estaba pasando.

El gerente del proyecto dijo que fue el desarrollador quien no pudo desarrollar la aplicación correctamente, y el problema significaba que tenía que «apagar el fuego» la mayor parte del tiempo. Sin embargo, nuestra empresa perdió un cliente valioso, los miembros del proyecto no estaban satisfechos y el proyecto fracasó. El CIO dijo más tarde: «Eso no es lo que quiero escuchar mientras esté de guardia; ¿por qué nadie me dice lo que está pasando?» Un plan de comunicaciones efectivo puede ayudar a evitar la mayoría de estos problemas.

Mejora efectivamente tu comunicación
La comunicación del proyecto no siempre es tan fácil como parece, pero es la base que puede usar para construir su equipo, demostrar su liderazgo y proporcionar una dirección oportuna del proyecto. Consulte la Tabla A para conocer algunas de las herramientas de comunicación disponibles para los gerentes de proyecto/desarrollo.
Formulario A

Debe volver a lo básico para determinar qué herramientas usar para corregir la mala comunicación del proyecto. La comunicación básicamente se interrumpe cuando la información entra pero no sale. Esto sucede cuando algunos miembros del equipo tienen acceso a información precisa y otros no. Proporcionar retroalimentación regular y consistente es la responsabilidad principal de un gerente de proyecto o desarrollo, como informes de estado, registros de problemas, registros de riesgos, actas de reuniones o el sitio web del proyecto, donde se puede publicar la información del proyecto. Debe desarrollar un repositorio común para la información del proyecto para evitar problemas de comunicación y confusión dentro del equipo.

Por otro lado, también debe asegurarse de que se comunique la información correcta a los interesados ​​del proyecto sin sobrecargarlos con una gran cantidad de documentos que son irrelevantes o contienen información duplicada. Los gerentes de proyectos expertos saben cómo planificar sus comunicaciones, comprender qué tipo de información necesita cada miembro del equipo y utilizar una amplia gama de métodos de comunicación.

Lograr el equilibrio en el proceso de comunicación
A menudo pienso en las grandes expectativas que los gerentes dejan con las partes interesadas durante la reunión inicial de lanzamiento del proyecto. Los gerentes dicen: «Mi puerta siempre está abierta para ti» o «Te proporcionaré toda la comunicación que necesites», pero una semana después, es diferente. El factor clave es que los gerentes deben facilitar la comunicación del proyecto y alentar la apertura y permitir que los equipos «empoderen» el uso de la información correcta para realizar sus tareas. ¿Cómo saber si está gestionando la comunicación de forma eficaz? Aquí hay algunas señales de alerta que pueden indicar un fracaso inminente del proyecto:

• Microgestione todo en el proyecto: los gerentes diseñan estos planes de proyecto de 1,000 líneas y comienzan a presionarse a sí mismos y al equipo para completar cada tarea con el detalle más increíble. Con tanta atención a los detalles, este estilo de gerente de proyecto acaba con todo el proceso de comunicación. El equipo se dio cuenta rápidamente de que un dictador se había hecho cargo del proyecto y, por lo general, no decían mucho o, peor aún, no veían la hora de abandonar el proyecto. Este estilo de gestión puede generar desconfianza y, finalmente, frustración. Los gerentes de proyecto generalmente solo publican información «según sea necesario» y, como resultado, los equipos se vuelven menos creativos o reacios a generar buenas ideas. Recuerde que los gerentes de proyecto deben facilitar una comunicación más abierta y transparente.
• Permitir demasiada comunicación: Enviar demasiada comunicación en realidad puede dificultar la cantidad de trabajo que se realiza. Compartir cada dato e información con todos es la norma para este tipo de gerente. Se alienta activamente a los miembros del equipo a decir lo que piensan, compartir su dolor y, finalmente, la semana laboral de 40 horas se vuelve más larga debido a la sobrecomunicación. La desventaja es que cuando ocurre una falla debido a desafíos técnicos, será difícil para el gerente del proyecto volver a encarrilar el proyecto debido a la paralización de la comunicación.

Cuando se trata de comunicación, los equipos de proyecto necesitan el equilibrio adecuado. Los factores importantes incluyen comunicar cómo se gestiona el proyecto, incluido cómo fluye la información dentro y fuera del proyecto. También debe tener un plan de comunicación claro y conciso que aborde las responsabilidades del proyecto y el tipo de comunicación que se llevará a cabo.

Plan de comunicación
En mi opinión, la serie de televisión Star Trek utiliza muy bien un plan de comunicación. Todas las tripulaciones de la Flota Estelar se refieren a la «Primera Orden», un plan maestro que establece los canales de comunicación que se utilizarán, los estándares de informes, las responsabilidades y más. Bueno, los planes de comunicación del proyecto no son una excepción. Las siguientes comunicaciones deben incluirse en el plan de comunicaciones del proyecto:

• estrategia de comunicación del proyecto
• reunión inicial
• Roles y responsabilidades del equipo
• Reuniones de estado del proyecto y frecuencia
• comunicación de control de cambios
• reunión de revisión del proyecto
• Transición de la implementación a las operaciones
• sesión de clausura

En este manual básico sobre comunicación de proyectos, le presento los conceptos básicos de una comunicación eficaz dentro de un proyecto o programa. No solo es crucial crear un mapa de comunicación (es decir, un plan de comunicación) para su proyecto, sino que también debe poder analizar la información de manera efectiva y distribuir dicha información en el medio adecuado.