¿Puede Kanban reemplazar efectivamente los diagramas de Gantt?
Imagen: Edén Constantino/Unsplash
La planificación de proyectos está en el corazón de cómo los equipos técnicos hacen las cosas. Como líderes en tecnología, a menudo somos responsables de una variedad de proyectos estratégicos, algunos de los cuales pueden requerir meses de arduo trabajo y millones de dólares para entregarlos con éxito.
Las herramientas y los procesos que utilizamos para administrar estos proyectos pueden facilitar la vida de los equipos y líderes de proyectos, y ayudar a que los proyectos con dificultades se lleven a cabo con éxito.
mirar: Utilice este conjunto de herramientas de reclutamiento para ayudarlo a encontrar el gerente de proyecto perfecto para llevar su proyecto al éxito.
Una función clave de estas herramientas es permitir que los equipos y las partes interesadas vean el estado actual del proyecto y comprendan lo que se debe hacer. Tradicionalmente, esto se ha logrado a través de listas de tareas complejas o planes de proyectos completos descritos con diagramas de Gantt. Sin embargo, muchos equipos encuentran que Kanban ofrece una alternativa simplificada pero altamente efectiva.
Diagramas Kanban vs Gantt: una descripción general rápida
En un alto nivel, los tableros Kanban y los diagramas de Gantt están diseñados para lograr un objetivo similar: mostrar lo que se debe hacer y el progreso realizado. Un diagrama de Gantt enfatiza la línea de tiempo y las relaciones de tareas de un proyecto, mientras que un tablero Kanban se enfoca en la cantidad de trabajo que se ha completado, está en progreso y aún no ha comenzado.
Como la mayoría de las herramientas, cada una tiene un momento y un lugar. Sin embargo, Kanban proporciona un elemento de colaboración fácil y natural que los hace muy efectivos para proyectos más pequeños y equipos en proyectos más grandes. La inmediatez, la simplicidad y la tactilidad de Kanban lo convierten en una herramienta valiosa para todos los proyectos, incluso cuando se combina con diagramas de Gantt más complejos.
¿Qué es Kanban?
Kanban es una palabra japonesa que se traduce aproximadamente como «tarjetas que puedes ver». Esta descripción simple pero algo críptica captura con precisión su núcleo. Kanban se originó en la fabricación de automóviles, donde Toyota desarrolló un proceso que utilizaba un conjunto de tarjetas para activar las actividades de fabricación e inventario. En este sistema, si usó el último volante en el contenedor, coloca una tarjeta roja en ese contenedor, lo que hace que alguien vuelva a llenar el contenedor y ordene más volantes.
Imagen: enfoque aéreo/Unsplash. Kanban proporciona un enfoque más táctil para la planificación de proyectos, ya que los miembros del equipo deben mover las tarjetas a la sección adecuada según el estado de la tarea.
Al aplicar Kanban a proyectos técnicos, la versión más sencilla es crear tres grupos con los nombres «No iniciado», «En curso» y «Completado». Una tarjeta, o una nota adhesiva, según cómo desee configurar el proceso, representa una tarea; agregar una tarea a un proyecto es tan fácil como escribir una breve descripción y colocar la tarjeta en la columna «no iniciado».
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Cuando alguien comienza a trabajar en la tarea, mueve la nota a la columna «En progreso» y posiblemente escriba su nombre en la nota. Cuando se complete, la nota se moverá a la papelera «Terminado».
Beneficios de Kanban
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Esto puede parecer simplista o incluso ingenuo, pero el poder de Kanban se basa en dos elementos clave. En primer lugar, Kanban proporciona una representación visual de dónde se encuentran los elementos en un momento dado.
Si una tarjeta no progresa de «En progreso» a «Completada», se hace evidente de inmediato y se pueden tomar medidas correctivas. Si una sola tarjeta parece estar «atascada», o si nadie se molesta en retirar una tarjeta del contenedor «no iniciado», entonces está claro que la actividad que representa la tarjeta puede requerir alguna intervención adicional.
El segundo elemento clave de Kanban es que proporciona un componente táctil y psicológico. Mover una tarjeta al contenedor «en proceso» crea una sensación instantánea de propiedad, mientras que mover una tarjeta a la columna «terminado» crea una sensación de satisfacción.
Además, Kanban proporciona un punto focal para las reuniones diarias de pie. Los equipos pueden usar tableros Kanban para discutir tareas «atascadas» y enfocar rápidamente las discusiones sobre cómo mover las tarjetas a lo largo del proceso.
Por lo tanto, Kanban hace que la gestión de proyectos sea un «deporte de equipo» en lugar del dominio exclusivo de los gerentes de proyectos y una herramienta variada a la que solo ellos tienen acceso.
Desventajas de Kanban
La simplicidad de Kanban también es un inconveniente. Aparte de algunos arreglos creativos de tarjetas, es difícil representar dependencias o relaciones entre tareas. Los tableros Kanban también representan un punto en el tiempo, por lo que no es fácil ver hitos importantes o plazos futuros que pueden no requerir acción en este momento.
Cuándo considerar Kanban
Siempre que trabaje con un equipo más pequeño y busque una herramienta para compartir el progreso y mantenerse motivado, Kanban es un excelente lugar para comenzar. Es la mejor herramienta de administración de equipos con la cantidad justa de gastos generales administrativos, intercambio de información y simplicidad.
Los tableros Kanban también son excelentes herramientas de planificación. Hacer un plan es tan fácil como pegar una nota adhesiva (o el equivalente digital) en la pizarra y revisarlo en consecuencia.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es una representación gráfica de las tareas requeridas para completar un proyecto, trazadas en una línea de tiempo. Una barra representa cada tarea y la longitud de la barra representa el tiempo estimado necesario para completar la tarea.
Ejemplo de diagrama de Gantt.
Las tareas se pueden descomponer aún más en estructuras de desglose del trabajo, y las relaciones de tareas, a menudo llamadas dependencias, se pueden vincular cuando deben realizarse secuencialmente.
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Beneficios de los diagramas de Gantt
Quizás el beneficio más importante del diagrama de Gantt es que obliga a los gerentes de proyectos y a las partes interesadas del proyecto a considerar la duración y las relaciones entre las tareas. Se pueden mapear proyectos complejos con múltiples relaciones entre tareas e identificar una «ruta crítica», destacando las tareas que deben completarse antes de que otras puedan continuar.
Esta es una gran ventaja para los procesos complejos de varios pasos, como la construcción o los grandes despliegues de software.
Durante la ejecución del proyecto, cada tarea se puede rastrear y administrar, y se puede generar rápidamente un «estado del proyecto» general, siempre que el plan del proyecto se mantenga actualizado.
Desventajas de los diagramas de Gantt
La mayor desventaja de los diagramas de Gantt es su complejidad y su tendencia a volverse «obsoletos» rápidamente. El desarrollo de planes de proyectos complejos es un arte en sí mismo, y los proyectos grandes pueden tener varias personas dedicando la mayor parte de su tiempo a actualizar y perfeccionar los planes de proyectos y diagramas de Gantt.
Los diagramas de Gantt a menudo requieren un software de gestión de proyectos que no está disponible para todos los miembros del equipo. Esto hace que la gestión de proyectos sea una actividad profesional y no el resultado del esfuerzo de todo un equipo.
Si no se compromete con un plan de actualización regular, su diagrama de Gantt quedará obsoleto rápidamente. En tales casos, puede proporcionar información de estado inexacta, lo que hace que las partes interesadas pierdan la confianza en la herramienta.
Cuándo considerar el uso de un diagrama de Gantt
Los diagramas de Gantt son mejores para proyectos que son sensibles al tiempo y tienen múltiples relaciones entre tareas. Hacen un buen trabajo al rastrear las relaciones entre actividades que pueden no ser obvias para las personas que las realizan.
También son herramientas de planificación útiles porque le permiten planificar hacia atrás desde una fecha de vencimiento o hacia adelante desde una fecha de inicio. Esto es útil para estimar los requisitos de recursos o proporcionar datos sobre por qué no se puede proporcionar una fecha límite en función del esfuerzo requerido para cumplir con la fecha límite.
puntos principales
- Los tableros Kanban usan señales visuales para mostrar el esfuerzo y el progreso, mientras que los diagramas de Gantt usan una línea de tiempo con la duración de las tareas y representaciones gráficas de las relaciones.
- Los diagramas Kanban y Gantt no tienen que ser una decisión de «o esto o lo otro» para el equipo del proyecto. Un proyecto grande puede enumerar las tareas y dependencias clave en un diagrama de Gantt, mientras que varios equipos administran sus cargas de trabajo a través de tableros Kanban.
- En general, los diagramas de Gantt son mejores para proyectos complejos o sensibles al tiempo. Sin embargo, desarrollar y mantener diagramas y una comprensión más profunda de la gestión de proyectos requiere mucho esfuerzo.
- En caso de duda, intente comenzar con Kanban. Puede crear uno en minutos en una pizarra o usando una herramienta en línea como Wrike o Trello.
Algunos de los mejores software de gestión de tareas incluyen diagramas de Gantt y tipos de vista Kanban. Obtenga más información sobre cómo pueden ayudarlo con sus necesidades de gestión de proyectos.
