TECNOLOGÍA Y TRABAJO

Sugerencias para minimizar las interrupciones de Google Workspace

Un ícono de personas de Google con el foco escrito debajo, rodeado por los íconos de Google Drive, Gmail, Google Chat y Google Calendar.Crédito: Andy Wolber/Tecnopedia

Las personas que trabajan juntas en un espacio físico de oficina pueden recibir señales sociales que transmiten el deseo de no ser interrumpidas. Cerrar la puerta o usar auriculares o tapones para los oídos en un entorno de oficina abierto indica una barrera para la conversación informal y una preferencia por la privacidad.

Los siguientes cuatro consejos y estrategias de Google Workspace extienden estas señales al mundo del trabajo remoto, permitiéndole señalar su intención de trabajar sin interrupciones. Los pasos a continuación describen cómo completar cada tarea de Google Chrome en su computadora. También puede completar cada una de estas tareas en un dispositivo móvil con la aplicación móvil adecuada instalada, pero los pasos variarán.

VER: Google Workspace vs. Microsoft 365: Análisis paralelo con listas de verificación (Tecnopedia Premium)

Cómo crear tiempo de enfoque en Google Calendar

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Agregue tiempo de enfoque a su calendario, priorizando el tiempo de enfoque personal sobre otra reunión programada. Al agregar un evento Focus Time, le recomiendo que marque la opción para rechazar automáticamente las reuniones. Cuando selecciona esta opción, cualquier persona que le envíe una invitación de calendario que entre en conflicto con su tiempo de concentración recibirá una notificación inmediata de que la invitación automática ha sido rechazada.

En general, recomiendo que las personas discutan y acuerden la cantidad esperada de horas por día, semana o mes para dedicar al tiempo de enfoque. Diferentes roles pueden merecer diferentes expectativas. Por ejemplo, una hora de tiempo enfocado por día puede ser suficiente en algunos roles. En otros casos, puede tener sentido trabajar de forma intensiva e ininterrumpida en un proyecto. Discutir y documentar la aplicación adecuada de esta función a todos en la organización.

Para crear un nuevo evento Focus Time, abra Google Calendar en la web, seleccione el botón + Crear en la esquina superior izquierda de la página, luego seleccione Focus Time (Figura A).

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Figura A

Cree un evento de Cree un evento de «tiempo de concentración» en Google Calendar para reservar tiempo para reuniones de trabajo sin distracciones.

Configure las opciones de eventos de tiempo de enfoque como desee, luego seleccione Guardar para agregar el evento a su calendario.

Cómo establecer el estado en «No molestar» en Google Chat

Ajuste su estado de Google Chat a «No molestar» para que sus colegas sepan que no deben enviar mensajes. Cuando No molestar está activo en Google Chat, las notificaciones de mensajes se silenciarán. Seguirás recibiendo todos los mensajes, pero no aparecerán notificaciones. Esta opción es útil cuando desea prestar toda su atención a clientes o colegas, ya sea en persona o en una sesión en línea de Google Meet.

Para establecer su estado de Google Chat en No molestar, abra Google Chat o Gmail en la web y haga clic (o toque) el indicador de estado de chat en la esquina superior derecha de la página. De forma predeterminada, esta opción se puede establecer en «Activo». Seleccione No molestar para silenciar las notificaciones (Figura B).

Figura B

Establezca su estado de Google Chat en Establezca su estado de Google Chat en «No molestar» por una duración ilimitada.

A continuación, elige la duración del silencio: 30 minutos, 1 hora, 2 horas, 4 horas, 8 horas, 24 horas o hasta un tiempo específico. La última opción le permite elegir cualquier fecha y hora futuras específicas para restaurar las notificaciones de Google Chat.

Si bien la mayoría de las organizaciones establecen expectativas claras para los períodos de respuesta de correo electrónico, animo a la suya a desarrollar estándares similares para las respuestas de chat. Por lo general, el tiempo de respuesta de chat esperado puede ser que las personas respondan a los mensajes dentro de un período corto de tiempo, como 24 horas; sin embargo, en algunas situaciones y roles, el tiempo de respuesta esperado puede ser de tan solo una hora.

Cómo programar un envío en Gmail

Uno de los desafíos con el correo electrónico es que cuando envías un correo electrónico, obtienes una respuesta. Otro desafío con el correo electrónico es que los momentos en los que puede responder (como más tarde en el día, o incluso en días no laborables tradicionales) pueden no ser los momentos en los que realmente desea que las personas tomen medidas en sus correos electrónicos.

La programación en Gmail almacena sus correos electrónicos para su entrega en una fecha y hora futuras; es la forma en que administra exactamente cuándo se envían sus mensajes por correo electrónico. El envío programado no solo le permite enviar correos electrónicos solo durante el horario laboral estándar de alguien, sino que también le permite enviar correos electrónicos solo cuando esté mejor preparado para responder a cualquier respuesta al correo electrónico.

Para usar la función de programación en Gmail, abra Gmail en la web. Seleccione el botón «Redactar» para redactar un nuevo correo electrónico, luego ingrese los destinatarios, el asunto y el mensaje como de costumbre. Luego, seleccione el triángulo a la derecha del botón Enviar del correo electrónico y seleccione Programar envío (Figura C).

Figura C

Seleccione el triángulo a la derecha del botón Enviar correo electrónico, luego seleccione Programar envío y elija una fecha y hora para enviar futuros correos electrónicos.Seleccione el triángulo a la derecha del botón Enviar correo electrónico, luego seleccione Programar envío y elija una fecha y hora para enviar futuros correos electrónicos.

Seleccione una de las horas proporcionadas, o seleccione una hora para elegir una fecha y hora del calendario. Hasta la fecha y hora especificadas, sus correos electrónicos permanecerán en la categoría Programados en la misma lista que Bandeja de entrada, Destacados, Pospuestos, Importantes y Enviados.

Puede acceder, editar y ajustar el contenido del correo electrónico, así como la fecha y hora de envío programada en cualquier momento antes de enviar el correo electrónico. A la hora seleccionada (no es necesario que estés conectado) se enviará tu correo electrónico programado.

Cómo editar Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones sin conexión

Si bien la colaboración sigue siendo una de las mejores y más útiles funciones de Google Workspace, a veces tiene sentido trabajar sin conexión. Los colaboradores no tienen acceso simultáneo a los documentos mientras trabaja, por lo que puede escribir, crear hojas de cálculo o pulir presentaciones sin interrupciones. Cuando edita sin conexión en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, sus cambios se sincronizarán cuando esté conectado a Internet.

Para habilitar el acceso sin conexión a Google Drive, abra Google Drive en la web y seleccione «Configuración» en la esquina superior derecha de la página. Luego, seleccione la casilla de verificación junto a Sin conexión (Figura D).

Figura D

En Google Drive, visite Configuración para habilitar el acceso a archivos sin conexión.En Google Drive, visite Configuración para habilitar el acceso a archivos sin conexión.

De forma predeterminada, el sistema suele preparar los elementos editados recientemente para su uso sin conexión. Sin embargo, también puede seleccionar manualmente archivos específicos para acceder sin conexión.

Para habilitar el acceso sin conexión a elementos específicos en Google Drive, abra Google Drive en la web y haga clic en archivos específicos para seleccionarlos.Luego, acceda al menú «Más» (menú de kebab) y ajuste el control deslizante junto a «Disponible sin conexión» como lo indica el elemento encerrado en un círculo Figura E. El sistema puede tardar algún tiempo en sincronizar los datos del proyecto con su sistema local.

Figura E

Seleccione un archivo, acceda al menú Seleccione un archivo, acceda al menú «Más» (tres puntos verticales) y ajuste el control deslizante para que el elemento esté disponible sin conexión.

Después de la sincronización, los archivos que están disponibles sin conexión mostrarán una marca de verificación dentro de un círculo después del nombre del archivo, como lo indica la flecha Figura E.

¿Cuál es tu experiencia?

¿Qué otras estrategias utiliza para minimizar las distracciones y maximizar sus posibilidades de concentrarse en el trabajo? Si su situación laboral lo permite, ¿cuántas horas al día, a la semana o al mes dedica normalmente a concentrarse? ¿Utiliza a menudo de forma intencionada Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google sin conexión? Mencióname o envíame un mensaje en Twitter (@awolber) y déjame saber cómo usas Google Workspace para hacer el trabajo.

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