Supere los desafíos de las licencias con estos consejos

Ha escuchado historias de pesadillas de cumplimiento de licencias y sabe que uno de sus mayores desafíos como administrador es realizar un seguimiento de qué software está instalado y si tiene la licencia adecuada. A pesar de lo frustrante que puede ser esta tarea, hay maneras de hacerla más fácil.

En respuesta a nuestro artículo «Vea cómo esta empresa se recuperó de una pesadilla de licencias», los miembros ofrecieron consejos sobre cómo evitar los dolores de cabeza y las batallas legales asociadas con el incumplimiento de las licencias de software.

Los pensamientos de los miembros apuntan a estas consideraciones:

• No posponga la implementación de algún tipo de sistema de seguimiento de licencias.
• Utilice uno de los muchos programas de software diseñados para automatizar el seguimiento de licencias.
• Considere alternativas de código abierto que pueden ahorrarle dinero y esfuerzo.

Seguimiento desde cero
Independientemente del método que utilice para rastrear las licencias de software, el proceso debe iniciarse al comienzo del ciclo de vida de la PC, dice Troy Tate, gerente de redes empresariales de CTS Corporation. «Antes de que se retire el software», dijo Tate, «tiene que haber un método de responsabilidad». Eso significa registrar información sobre el software instalado en cada PC en la red y asegurarse de que tenga la licencia adecuada. Obviamente, es más fácil hacer un seguimiento de algo desde el principio que intentar recoger las piezas más tarde, y las empresas descritas en el artículo anterior tienen que hacerlo.

Tate también dijo que cuanto mejor sea el sistema de seguimiento de software de una empresa, mejor podrá comprender los requisitos y costos de soporte.

Un miembro señaló que el cumplimiento de las licencias puede ser más fácil de controlar si limita la responsabilidad de la instalación de software a ciertos miembros de su personal de TI (generalmente administradores). Si bien esto aumenta la carga de los administradores para garantizar el cumplimiento, impide que los usuarios instalen programas domésticos en sus sistemas de trabajo. Como observó Rob11, incluso si dicha instalación ocurre solo una vez, usted no cumple. Por lo tanto, es importante implementar cierto control mediante el establecimiento de políticas de uso de software corporativo o mediante el uso de utilidades para limitar la capacidad de los usuarios finales para agregar y eliminar programas.

El seguimiento del cumplimiento es algo que toda empresa debe hacer para evitar consecuencias legales. Si toma medidas para administrar el proceso al comienzo del ciclo de vida de la PC de su empresa, no tendrá que preocuparse por una auditoría de Business Software Alliance (BSA) ni tendrá que luchar para lograr el cumplimiento más adelante.

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Si bien es importante que los administradores reconozcan la necesidad de un sistema de seguimiento, la alta dirección también debe participar. Como lo expresó un miembro, “El control efectivo solo se puede mantener con el apoyo de todas las partes interesadas”, incluidos los gerentes que establecen la política.

Como señalaron algunos miembros, los gerentes a menudo no comprenden la importancia del cumplimiento de las licencias. «Tengo que hacer mi mejor esfuerzo para conseguir [company management] Conocer un CD no garantiza que su uso sea legal en todas las PC”, dijo Dorian Stanley, administrador de red de Rauschert Injection Molding.

Thomas Bradley, propietario de ICC-data, dice que las pequeñas empresas a menudo tienen poco conocimiento sobre los problemas de licencias. «Incluso hice que un cliente comprara una copia del software que necesitaban», dijo Bradley, «y luego las tiró todas después de la instalación».

Como han demostrado estas experiencias, es fundamental que las partes de TI y de gestión comprendan claramente los problemas de licencias. Solo cuando la gerencia comprende las licencias, las empresas pueden comenzar a implementar políticas y procedimientos de seguimiento en toda la red que rastrean el software en las PC (y servidores y otros dispositivos) desde el nacimiento hasta el retiro.

Afortunadamente, cumplir con las normas no tiene por qué ser una tarea desalentadora que provoque dolores de cabeza. Establecer una estrategia de seguimiento de licencias en las primeras etapas del ciclo de vida del sistema, combinado con el comportamiento de usar software automatizado, le permite lograr sus objetivos con un esfuerzo mínimo. Echemos un vistazo a cómo el software puede ayudar en este proceso.

Usar software para automatizar procesos
Muchos miembros sugieren automatizar el proceso de seguimiento de licencias de software utilizando una variedad de programas, muchos de los cuales son baratos o incluso gratuitos. BSA proporciona su software GASP de forma gratuita durante 60 días. Las versiones sin licencia le permiten rastrear el software en su sistema. (La versión completa también le permite hacer un inventario de todo su hardware). Christopher Smith, miembro de Smith & Young, recomienda usar GASP como una solución provisional hasta que determine cómo desea monitorear el cumplimiento del software a largo plazo.

Otro miembro sugirió buscar BelManage o beITsmart para empresas más grandes de Belarc, un servicio de alojamiento web para empresas más pequeñas.

El miembro jfowler cree que ZENworks de Novell es una buena solución, ya que ofrece «inventario de hardware/software, imágenes de disco (controlando lo que los usuarios agregan/eliminan)» [to or from] sus sistemas), instalación y desinstalación automatizada de software, utilidades de la mesa de ayuda y más. »

Hay una variedad de herramientas disponibles para ayudar a las empresas a cumplir con las licencias, pero como señala Tate, el uso de software para automatizar procesos no exime a la gerencia de la responsabilidad de tomar medidas para cumplir. Aún así, el uso de software de seguimiento puede aliviar la carga y ayudarlo a mantener registros más precisos.

Descargue nuestra base de datos para realizar un seguimiento del cumplimiento de las licencias de software

Si está buscando otra forma de realizar un seguimiento de las licencias de software, descargue esta base de datos de Microsoft Access para ayudar a administrar las licencias de su empresa.

Considere alternativas de código abierto
Muchos lectores creen que los desafíos actuales en materia de licencias refuerzan la necesidad de considerar alternativas a los modelos propietarios de software comercial. Según jeffs, elegir Linux, FreeBSD u OpenBSD puede ayudar a las empresas a evitar por completo algunos problemas de licencia.

Los problemas de licencia al menos han llevado a muchos administradores y gerentes a explorar opciones fuera de Microsoft (especialmente en el escritorio), como lo demuestran los resultados de la encuesta de Tecnopedia que se muestran en la Figura A.

Figura A

Sujai Nath de NMR Inc. cree que seguir la ruta de la Licencia Pública General (GPL) puede ayudar a las empresas a evitar las pesadillas asociadas con las licencias de software. Con la llegada de las alternativas de código abierto y GPL, Nath dice que las empresas ya no necesitan ser «rehenes del software propietario».[s]. »

Christopher Smith está de acuerdo en que los problemas de licencias son un argumento sólido para cambiar a Linux. Él cree que a medida que la administración de software se convierte en un problema mayor que requiere más recursos, los usuarios comenzarán a pasar cada vez más a opciones menos restrictivas.

Si bien muchas empresas son reacias a hacer esa transición, la carga financiera del cumplimiento de las licencias por sí sola puede obligarlas a explorar Linux y otras alternativas.

¿Es Linux una buena opción para su empresa?

Si se pregunta si Linux representa una opción viable para su empresa, la información de este artículo puede ayudarlo a decidir.

seguir o saltar barco
A menos que decida hacer una transición de código abierto a gran escala, enfrentará la carga de mantener el cumplimiento de las leyes de licencias de software. Linux es sin duda una opción viable, pero puede que no sea adecuado para todos o todos los sistemas de una organización. Al mismo tiempo, debe realizar los pasos necesarios para realizar un seguimiento de las licencias de su empresa y desarrollar políticas y procedimientos que faciliten la gestión del software.

Como han señalado nuestros miembros, debe iniciar el proceso temprano en el ciclo de vida del sistema y continuar trabajando para evitar la molestia de ponerse al día después del hecho. Ya sea que recién esté comenzando o esté realizando una auditoría de cumplimiento de licencias, hay muchos programas de software disponibles para facilitar las cosas y reducir la carga del seguimiento.