Trabaje menos, trabaje más: demasiada comunicación puede acabar con la productividad
Es posible que las empresas no tengan reglas y regulaciones sobre cómo y cuánto se usan las aplicaciones de mensajería de la oficina (especialmente la muy popular Slack), pero puede ser hora de que las empresas establezcan algunas restricciones, o al menos algunos consejos enfáticos, para reducir algunas conversaciones irrelevantes. . Cuando un colega responde a un mensaje de Slack con solo un emoji y se lo devuelve, espera… ¿aumenta la conectividad y la productividad o la previene?
Les pedimos a los expertos que sopesaran: ¿Estamos holgazaneando demasiado y no trabajando lo suficiente, o somos más productivos?
«Las herramientas de mensajería instantánea ayudan a los empleados a comunicarse de inmediato, en lugar de esperar respuestas por correo electrónico, pero también pueden distraerse en el momento equivocado», dijo Jesse McHargue, ingeniero senior de soluciones en la empresa de automatización de gestión y flujo de trabajo Nintex. «Los equipos también pueden mantenerse conectados mediante la creación de canales de equipo en lugar de mensajes uno a uno. Esto no solo ayuda a eliminar las interrupciones inoportunas y los tiempos de respuesta prolongados, sino que también aumenta la productividad porque todos en el equipo pueden obtener información sobre problemas o conversaciones que ocurrir.»
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En la nueva normalidad donde el teletrabajo es común, hacer llamadas telefónicas reales parece obsoleto, Slack, Microsoft Teams, etc. son esenciales y familiares para muchos. «Los emojis ahora se están convirtiendo en una parte estándar del mandarín», dijo Robert Cruz, vicepresidente de soluciones de gestión de la información en la empresa de software de comunicaciones Smarsh. «La generación más joven creció con su propio lenguaje y expresiones, ya sean emojis, gifs incrustados o taquigrafías. Para aquellos acostumbrados a comunicarse de esta manera, se puede usar para transmitir emociones o estados de ánimo y, al mismo tiempo, mantener la inmediatez de la comunicación asíncrona». Es otro componente de la herramienta que proporciona comunicación instantánea, tasas de respuesta más altas y una toma de decisiones más rápida. Aumenta la conectividad y la productividad al proporcionar a los usuarios herramientas con las que se sienten cómodos y familiarizados».
Pero responder con un emoji o una serie de emojis no es solo un obstáculo para la productividad, dice Amanda Greenberg, cofundadora y directora ejecutiva de la plataforma de colaboración Balloon. «Las respuestas de emoji en Slack están diseñadas para mantener y exacerbar dinámicas de grupo dañinas y costosas, como el pensamiento grupal y el sesgo de anclaje. En algunos casos, los emojis son apropiados y divertidos, pero los líderes deben reconocer que los emojis son implícitamente discriminatorios: entenderlos requiere un cierto nivel de juventud antecedentes culturales, por ejemplo, en estos días, el emoji de calavera en realidad significa algo divertido, lo cual no está mal. Descifrar emoji lleva tiempo y puede conducir a una comunicación deficiente, lo que reduce la productividad, socava la efectividad de la comunicación en línea y crea una cultura. de exclusión.”
¿Cuándo es demasiado y cómo se separa el proverbial trigo de la paja?»En una era de comunicación permanente, es fundamental que alejemos el tiempo de inactividad de los chats y las llamadas de Zoom”, dijo Shane Metcalf, director cultural de la firma de compromiso de los empleados 15Five. «La comunicación asíncrona es más valiosa que nunca y [helps people] Piensa un poco más estratégicamente. «
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Hay toneladas de herramientas de comunicación para considerar y decidir qué método es mejor para la conversación que quieren facilitar. «Los empleados deben tener cuidado al usar herramientas de mensajería instantánea», dijo Denise Broady, directora de operaciones de la firma de gestión de la fuerza laboral en la nube Workforce Software. «Si algo no requiere una respuesta rápida, es mejor enviar un correo electrónico o programar una llamada telefónica. Las personas deben sopesar el impacto de interrumpir el trabajo de otra persona frente a la urgencia de necesitar respuestas a sus preguntas. Si el tema es complejo, es puede no ser eficiente para resolverlo a través de mensajería instantánea. La mensajería instantánea es mejor para las interacciones que requieren respuestas rápidas y fáciles, pero debe ser limitada».
Slack y otros servicios similares brindan una forma de actualizar a los líderes del equipo y otros miembros sobre su estado, así como también contactarlo en el momento adecuado. «Si está trabajando en un proyecto que requiere ‘cabeza baja’ para concentrarse durante un tiempo, actualice su estado a ‘ocupado’ para que entiendan que su tiempo de respuesta puede ser lento», Rhiannon Staples, directora de marketing de Hibob, Recursos Humanos Hablando de empresas de gestión. «Si su productividad se interrumpe debido al uso excesivo de IM o Slack, desactive las notificaciones de Slack o establezca su estado en ‘ausente’ o ‘en una reunión’, luego cierre la aplicación por un tiempo».
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«Cuando las organizaciones invierten demasiado en estas plataformas de mensajería, comienza a ser difícil encontrar cosas”, dijo Bobby Beckmann, CTO de la empresa de videoconferencias Lifesize. «Encontrar información o encontrar información de mensajes de las últimas horas o incluso días. Las conversaciones eran razonablemente viable, pero rápidamente comenzó a desmoronarse. Los equipos debían considerar cuándo y cómo registrar, archivar y hacer que las interacciones colaborativas se pudieran buscar, lo que a menudo requería trasladarse o escalar a un canal o medio diferente».
Al igual que con las herramientas y aplicaciones técnicas, se debe considerar al destinatario. «Slack, G-Chat, Jira y Zoom son excelentes herramientas», dice el cofundador de la empresa de contratación de tecnología 10x Management, » Cambiadores de juego: Cómo convertirse 10 veces en la economía del talento. «[But] Se pueden abusar. Es importante usar estas herramientas para comunicar mensajes que no requieren una llamada telefónica. Para proyectos más complejos, es importante enviar correo electrónico o teléfono (o hoy, tal vez Zoom). Los equipos deben tener canales específicos para elementos que no son de trabajo o que no son urgentes, pero en general, es imperativo un enfoque de menos es más. Entre mensajes instantáneos, mensajes de texto, DM, correos electrónicos, llamadas telefónicas y más, hay un millón de formas de distraerse. Como organización, es importante tener pautas claras para las mejores prácticas y, como individuo, también es importante establecer límites sobre cómo usa estas herramientas, tanto personal como profesionalmente. «
