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Tres cosas que todo gerente de proyecto debe comunicar a las partes interesadas

La comunicación clara y oportuna y el tipo de información compartida son fundamentales para el éxito del proyecto.

Cuando las partes interesadas, ya sea personal de TI, CXO o usuarios finales, desempeñan un papel activo en la ejecución del proyecto, necesitan recibir la información correcta en el momento adecuado. Esto puede parecer intuitivo, pero a menudo se pasan por alto los aspectos fundamentales de la comunicación adecuada de un proyecto a las partes interesadas clave antes y durante la ejecución. La información valiosa a menudo pasa por alto a quienes más la necesitan, creando brechas de conocimiento que afectan la entrega del proyecto, las relaciones con las partes interesadas y la satisfacción del cliente. Después de todo, la agilidad del proyecto y los entregables de calidad dependen de la puntualidad, la claridad y la naturaleza de los mensajes enviados y recibidos.

Aquí hay tres cosas clave que todo gerente de proyecto debe compartir con las partes interesadas para garantizar el éxito del proyecto.

1. Impulsores, Propósito y Objetivos del Proyecto

Las partes interesadas pueden entender las tareas específicas que se les asignan, pero ¿entienden cómo su función afecta el proyecto en general? Las partes interesadas necesitan ver el panorama general. Para hacer esto, el gerente del proyecto debe comunicar claramente los impulsores, el propósito y el objetivo final del proyecto.

Compartir detalles sobre por qué se inició un proyecto, cómo ayudará a la organización y los resultados esperados puede ayudar a las partes interesadas a comprender mejor la importancia del proyecto. Explicar cómo los roles individuales respaldan objetivos más amplios puede crear un mayor sentido de identidad del proyecto más allá de las tareas asignadas. Tener esta mayor conciencia crea una conexión más fuerte con el resultado general del proyecto.

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2. Funciones y expectativas precisas

Una vez que las partes interesadas comprenden el panorama general detrás del proyecto, el director del proyecto debe identificar, documentar y comunicar las funciones y tareas precisas de cada parte interesada.

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Esperar que una parte interesada cumpla con sus obligaciones sin detallar los requisitos y expectativas del trabajo no solo es injusto para la parte interesada, sino también para todo el equipo del proyecto que depende de los entregables de esa parte interesada.

Recuerde asegurarse de que haya canales establecidos disponibles para la retroalimentación bidireccional. Las partes interesadas deben poder hacer preguntas, compartir ideas e inquietudes y tener la oportunidad de mantener informado al equipo sobre cualquier cosa que pueda afectar el proyecto.

Además, asegúrese de que haya una documentación adecuada de los proyectos, las tareas, los plazos, los recursos disponibles, los protocolos de cambio, los riesgos potenciales y cualquier otro factor que pueda afectar su función.

3. Cómo medir el compromiso

Una vez que las partes interesadas entiendan su papel y cómo afecta el proyecto, deben entender cómo se medirá su desempeño.

Los objetivos de las partes interesadas deben ser simples, medibles, alcanzables, realistas y limitados en el tiempo (SMART). Cada objetivo debe ser medible, de lo contrario, el rendimiento no se puede cuantificar con precisión. El objetivo también debe ser alcanzable para que sea justo para las partes interesadas o útil para el proyecto. Los objetivos también deben ser realistas (en un contexto del «mundo real», no en un contexto de «plan de proyecto ideal»). Finalmente, un objetivo debe estar basado en el tiempo, con plazos y plazos claros para que pueda vincularse con otros objetivos que dependen de él.

Comunicar los impulsores, las metas, los objetivos, las expectativas y las métricas de rendimiento del proyecto aumenta la probabilidad de que las partes interesadas se comprometan plenamente con el proyecto y asuman un mayor grado de responsabilidad por el resultado.

Recuerde que dedicar más tiempo y esfuerzo a las partes interesadas al comienzo de un proyecto es mucho más efectivo que tratar de solucionar los problemas que resultan de malentendidos y plazos incumplidos.

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