Volver a los conceptos básicos de las tablas de Word
En Word, una tabla es una cuadrícula de celdas dispuestas en filas y columnas. Los usamos para organizar los datos de una manera lógica y significativa, generalmente cuando los valores tienen alguna relación entre sí y las listas no funcionan. Crear tablas con muchos datos y formato puede parecer una tarea desalentadora para un novato. Afortunadamente, Word tiene muchas herramientas para simplificar la tarea. En este artículo, repasaremos algunos de los conceptos básicos. Específicamente, usaremos las herramientas integradas de Word para crear tablas que presenten datos de manera significativa.
Usaré Word 2013 en Windows 7, pero puede hacer la mayor parte de lo que se analiza en este artículo hasta Word 2003.Para su comodidad, puede descargar .doc o .docx archivo de ejemplo.
insertar tabla
Para generar una tabla en blanco, simplemente coloque el cursor donde desea agregar la tabla y haga lo siguiente:
- Haga clic en la pestaña Insertar y luego haga clic en una tabla del grupo Tablas. Para insertar una tabla en Word 2003, utilice el menú Tabla y elija Insertar.
- En la biblioteca de resultados, seleccione el número apropiado de celdas para crear el número deseado de columnas y filas (Figura A).
Figura A
- Haga clic en Seleccionar para insertar una tabla en blanco (Figura B).
Figura B
Si ya tiene algunos o todos los datos, y los valores están separados de manera consistente, puede convertir rápidamente ese texto. Por ejemplo, es posible que haya creado un conjunto de columnas con caracteres de tabulación o que haya importado algunos datos separados por espacios o comas. En este caso, seleccione los datos y cree la tabla de la siguiente manera:
- Haga clic en la pestaña Insertar y luego haga clic en una tabla del grupo Tablas.
- Haga clic en Convertir texto en tabla (Figura C).
Figura C - Word utilizará los datos seleccionados para representar la mejor opción (Figura D).
Figura D - Puede cambiarlos si es necesario, pero si los datos son consistentes, generalmente puede confiar en Word para generar la hoja de sonido (Figura E). En este caso, Word puede determinar que un carácter de tabulación separa cada valor y luego usa esos caracteres de tabulación para determinar que la tabla requiere cuatro y ocho columnas. Simplemente haga clic en Aceptar sin cambiar ninguno de los valores predeterminados de Word.
Figura E
Los datos están en la tabla, pero es posible que deba formatear la tabla ligeramente.
Modificar el diseño
Word crea una tabla genérica con poco formato. La forma más rápida de formatear una tabla es usar uno de los muchos estilos de tabla de Word. Figura F Se muestra una tabla con formato de Tabla normal 3 en la Galería rápida de estilos de tabla (en la pestaña Diseño contextual). Simplemente haga clic en la miniatura para aplicar el estilo.Para obtener una lista completa, haga clic en el menú desplegable a la derecha de la galería (en Figura F). Si tiene suerte, el estilo tendrá todo lo que necesita, pero es fácil modificar el resultado. (En Word 2003, use Autoformato de tabla en el menú Tabla).
Figura F
Dé formato rápidamente a las tablas eligiendo un estilo de tabla.
Modificar estilos es casi tan fácil como aplicarlos y, afortunadamente, Word ofrece varias formas de modificar los estilos aplicados. Por ejemplo, el estilo Tabla simple 3 muestra dos bordes para distinguir los títulos y las categorías de los datos reales. Es posible que también necesite un borde exterior, que puede agregar de la siguiente manera:
- Seleccione toda la tabla haciendo clic en el controlador de la tabla (en Figura G) En la esquina superior izquierda.
- En la pestaña Diseño contextual, haga clic en el menú desplegable Estilo de borde en el grupo Bordes y elija Sólido doble (Figura G).
Figura G - A continuación, elija azul oscuro en el menú desplegable Color del lápiz.
- Para aplicar ambas propiedades de borde, haga clic en el menú desplegable Borde y seleccione Borde exterior (Figura H).
Figura H
Los resultados se muestran en Figura 1Primero, seleccione las propiedades de borde deseadas, luego aplíquelas usando el menú desplegable Borde. De esta manera, puede aplicar diferentes estilos y colores de borde a filas, columnas e incluso celdas individuales. En Word 2003, seleccione toda la tabla, haga clic con el botón derecho y seleccione Bordes y sombreado para acceder a las propiedades del borde.
Figura 1
Aplicar un borde a la tabla.
Puede continuar modificando los estilos aplicados utilizando las opciones del grupo Opciones de estilo de tabla. En cada caso, la opción actúa como un conmutador para habilitar o deshabilitar una opción específica.Se explican por sí mismos, por lo que no los revisaremos todos, pero Figura J Muestra el resultado de desmarcar las opciones de fila de encabezado y primera columna. Como puede ver, cuando está deshabilitada, la tabla ya no distingue filas de encabezado o categorías en la primera columna con atributos de formato especiales. No queremos desmarcar estas opciones en la tabla de ejemplo, pero debe saber que puede hacerlo. Además, si su tabla contiene una fila de valores de resumen en la parte inferior, use la opción Fila total para diferenciarla.
Figura J
Deshabilitar opción.
Por último, pero no menos importante, está el menú desplegable Sombra en el grupo Estilos de tabla. Si selecciona una sola celda, puede cambiar el color de esa celda. Si selecciona toda la tabla, Word sombrea toda la tabla. Recuerde que el formato debe aumentar la legibilidad de la tabla. No agregue formatos porque puede, agréguelos porque tienen sentido.
Modificar el diseño
En Word 2013, puede agregar o eliminar rápidamente filas o columnas.Para agregar una columna, simplemente pase el mouse fuera del área donde desea agregar información y haga clic en el signo más como se muestra Figura KEn Word 2003, seleccione una fila, haga clic en ella con el botón derecho y elija Insertar fila. Para eliminar una fila o columna, selecciónela y haga clic derecho en la selección. Elija Eliminar filas o Eliminar columnas según corresponda.
Figura K
Agregue o elimine filas y columnas con un clic rápido.
Es posible que desee cambiar el tamaño de las filas o columnas. Para hacer esto rápidamente, cambie uno y use las opciones Distribuir filas o Distribuir columnas. Para demostrarlo, hagamos la fila un poco más alta, así:
- Tire del borde inferior hacia abajo; puede mover fácilmente el borde superior un poco hacia arriba.
- En la pestaña Diseño contextual, en el grupo Tamaño de celda, haga clic en la opción Distribuir filas.como puedes ver Figura L, Word distribuye el nuevo espacio uniformemente en todas las líneas. (En Word 2003, puede encontrar estas opciones en el submenú del comando Autoajustar).
Figura L
Distribuya uniformemente el espacio.
Además, puede usar las opciones de alineación para colocar el texto dentro de una sola celda. Figura M Muestra los resultados de usar dos opciones de alineación diferentes:
- Apliqué alineación izquierda a la columna de la empresa.
- Apliqué Alinear al centro a todas las demás columnas, pero es posible que prefieras Alinear al centro a la derecha en la columna más a la derecha.
Figura M
Asignar rutas.
Puede encontrar opciones de alineación en el submenú de Word 2003 del comando Propiedades de tabla.
En este punto, el formato y el diseño están bien, pero es posible que haya notado que la información no está bien organizada. Específicamente, es posible que desee ordenar las filas por empresa de la siguiente manera:
- Haga clic dentro de la columna Compañía y luego haga clic en Ordenar en el grupo Datos en la pestaña Diseño contextual.
- Word hace un buen trabajo al predecir su tipo. En este caso, Word ordena el texto de la columna de la empresa de forma predeterminada. Utilice la opción para seleccionar párrafos, lo cual también es correcto porque Word interpreta cada fila de la tabla como un párrafo.
- Podemos ordenar cada grupo de empresas seleccionando Año en la lista desplegable Luego por. Word utiliza automáticamente de forma predeterminada la clasificación numérica (Figura N).
Figura N - Haga clic en Aceptar para ver la tabla ordenada Figura O.
Figura O
Después de ordenar, es fácil ver que algunos valores son redundantes. Una solución es eliminar valores duplicados y fusionar celdas como esta:
- Seleccione las tres celdas que contienen la empresa A.
- Haga clic en Combinar celdas en el grupo Combinar en la pestaña de diseño contextual.
- Eliminar los dos valores de la empresa A (Figura P).
Figura P
A veces, puedes abusar de este diseño, ¡así que no te vuelvas loco! Las tablas con bandas son especialmente difíciles porque la fusión no es dinámica y las filas con bandas ya no tendrán sentido. No recomiendo fusionar esta tabla en particular, pero debe tener en cuenta que la función está disponible. Si cree que podría estar fusionando y dividiendo celdas, especifique estilos de tabla después de hacerlo, pero no hay garantía de que los estilos de banda funcionen bien con la fusión y división de celdas.
borrar formulario
Para eliminar rápidamente una tabla, conviértala en texto. Seleccione la tabla y elija Convertir a texto en el grupo Datos en la pestaña Diseño contextual.
Conceptos básicos de la mesa
Los básicos de la mesa de estudio ofrecen posibilidades. Puedes explorar opciones y experimentar. Al igual que con la mayoría de las opciones de formato y diseño, menos es más. Use solo aquellas opciones que hagan que la tabla sea más legible o que agreguen significado a la tabla.
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