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Cómo agregar su calendario al correo electrónico saliente en Microsoft Outlook

Puede compartir su calendario de Microsoft Outlook con personas dentro y fuera de su organización.

Portland, OR, EE.UU. - 10 de febrero de 2023: Primer plano de la página web de la bandeja de entrada de Microsoft Outlook con barra de herramientas de acceso rápido que muestra iconos de aplicaciones de tareas pendientes, Word, Excel y Powerpoint, en un ordenador portátil MacBook.
Imagen: Imágenes de Tada/Adobe Stock

¿Alguna vez ha pasado mucho tiempo de ida y vuelta dejando mensajes de voz o enviando varios correos electrónicos tratando de elegir una hora para reunirse con alguien? En el momento en que elige un buen momento para usted, la otra persona ya ha programado ese momento con otra persona. Es tedioso e inútil, porque en realidad puede enviar su calendario de Microsoft Outlook a alguien fuera de su organización y el destinatario no necesita usar Outlook para ver su calendario.

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En este tutorial, le mostraré varias formas de ajustar su disponibilidad al enviar su calendario a alguien fuera de su organización. De esa forma, el destinatario solo ve lo que tú quieres que vea. Esta no es una alternativa a compartir su calendario con alguien en su organización. Sin embargo, si esa opción falta o no está disponible temporalmente, puede enviar el calendario por correo electrónico.

Uso el escritorio de Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. No hay un archivo de demostración, porque no lo necesitará.

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Cómo agregar su calendario a un correo electrónico en Outlook

El primer paso para enviar su calendario a alguien fuera de su organización es crear un correo electrónico y adjuntar su calendario.

No creerás lo simple que es esto: abre un nuevo correo electrónico en blanco para iniciar el contacto, o abre un correo electrónico existente de la persona que deseas encontrar para responder. Rellene los campos correspondientes, como la dirección de correo electrónico y el asunto. Cuando esté listo para adjuntar su calendario, haga clic en la pestaña Insertar. Haga clic en Calendario en el grupo Incluir.

Figura A muestra el cuadro de diálogo resultante. Puede aceptar todas las configuraciones predeterminadas, pero probablemente no quiera hacerlo.

Figura A

OutlookCalendar A
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Microsoft Outlook le permite elegir lo que ve un destinatario cuando envía un correo electrónico a su calendario.

Cómo enviar un correo electrónico a un calendario específico en Outlook

La primera opción es un menú desplegable que muestra todos sus calendarios. Como puedes ver en Figura B, tengo el calendario predeterminado de Outlook y uno que usa mi nombre, ese es el que quiero enviar. Es posible que solo tenga una cuenta de correo electrónico o que tenga varias, así que tenga cuidado de enviar el calendario apropiado.

Figura B

OutlookCalendar B
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Elige un calendario.

Cómo establecer un rango de fechas para el calendario en Outlook

El segundo menú desplegable le permite determinar las fechas del calendario que desea enviar. Hay varias opciones aquí, como se puede ver en Figura C.

Figura C

OutlookCalendar C
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Elija un intervalo de fechas.

Hoy es el valor predeterminado, pero hay otras opciones, incluida Especificar fechas. Al elegir esta última opción, Outlook muestra dos controles de fecha: Inicio y Fin. Use estos dos controles para enviar un período de tiempo personalizado, como se muestra en Figura D.

Observe que el control Finalizar se establece de forma predeterminada en un mes posterior al mes actual. Asegúrese de seleccionar el mes correcto; no asuma que es el mismo mes en el control Inicio.

Figura D

OutlookCalendar D
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Seleccione un período de tiempo específico.

Cómo elegir los detalles del calendario enviados en Outlook

La siguiente opción le permite determinar qué verá el destinatario en su calendario. Como puedes ver en Figura Epuede enviar todo solo a los horarios disponibles.

Enviar su calendario completo, a menos que se le solicite, probablemente no sea una buena idea. No solo muestra todo, incluidas las citas privadas, sino que abrumará al destinatario.

Figura E

OutlookCalendar E
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Determine cuánto de su calendario ve el destinatario.

En su mayor parte, elegirá Solo disponibilidad. Al hacerlo, se enviarán los horarios de apertura dentro del período de tiempo que eligió anteriormente (Figura D).

Una vez que elija una opción de Detalles, marque la opción Mostrar tiempo dentro de mis horas de trabajo solamente, que se muestra en Figura Fa menos que desee estar disponible en cualquier momento.

Si sabe que sus horas de trabajo están configuradas correctamente, puede omitir la siguiente opción. Si desea verificarlos, o incluso cambiarlos, solo para este destinatario, haga clic en el enlace Establecer horas de trabajo. En el cuadro de diálogo resultante, puede establecer o cambiar la configuración actual de las horas de trabajo.

Figura F

OutlookCalendar F
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Puede limitar los detalles a sus horas de trabajo.

Cómo incluir elementos privados y archivos adjuntos en Outlook

Figura G muestra tres configuraciones avanzadas. Se explican por sí mismos, pero el elemento privado requiere una advertencia. Enviará todos los elementos privados dentro del período de tiempo que está enviando, así que tenga mucho cuidado al verificar este elemento.

Figura G

OutlookCalendar G
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. También puede enviar elementos privados y archivos adjuntos.

El último elemento le permite determinar el formato del calendario. El valor predeterminado, Lista de eventos, envía un calendario visual más simple, como se muestra en Figura H. Como podéis ver, el resto del mes está abierto.

Figura H

OutlookCalendar H
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Una lista corta por lo general hará el truco.

Antes de enviar su calendario, eche un buen vistazo a los eventos enumerados. Un cliente potencial no necesita saber que se reunirá con un competidor durante el mismo período de tiempo, así que tenga cuidado.

Enviar su calendario a alguien fuera de su organización es una tarea fácil y las opciones de Microsoft Outlook le permiten determinar cuánta información ve el destinatario.

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