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Las 5 mejores aplicaciones de seguimiento de gastos de 2023

No importa en qué tipo de negocio se encuentre, el seguimiento de los gastos es esencial. Aquí le mostramos cómo asegurarse de que está utilizando las mejores aplicaciones para ayudar.

La recopilación de recibos de viajes de negocios y otros gastos puede ser un proceso tedioso y doloroso. Al final del mes, lo último de lo que los empleados quieren preocuparse es de revisar los archivos de informes de gastos que necesitan. Los métodos tradicionales de generación de informes de gastos consumen un tiempo valioso de su equipo e incluso pueden aumentar el estrés y la frustración relacionados con el trabajo.

Mirar: Política de gastos de viaje y negocios (Edición Premium de Tecnopedia)

Las aplicaciones de informes y seguimiento de gastos son soluciones que ayudan a aliviar parte del dolor tanto para los empleados como para los empleadores. Para los empleadores o gerentes en particular, poder realizar un seguimiento de los gastos puede proporcionar una mejor y más inmediata visión de cómo la empresa maneja los fondos y si se requieren cambios en las políticas de viajes de negocios.

Si su empresa está interesada en agregar una herramienta de gestión de gastos comerciales a su pila de tecnología, pero no está seguro de por dónde comenzar su búsqueda, hemos compilado una lista de cinco de las mejores soluciones de seguimiento de gastos para el viajero de negocios. Discutiremos las características clave, los pros, los contras y los precios de estas aplicaciones.

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Principales soluciones de seguimiento de gastos: cuadro comparativo

La mejor solución de seguimiento de gastos para viajeros de negocios

Expensify: lo mejor para capturar recibos

Expensificar el logotipo.Imagen: Expensificar

Expensify es bastante bueno para recolectar recibos, pero eso no es todo. Además, ofrece otras funciones útiles de seguimiento de gastos, incluido el seguimiento automático de kilometraje, recordatorios de viaje, categorías de gastos y notificaciones de retrasos de vuelos.

El problema con los recibos en papel es que son fáciles de extraviar. Expensify le permite tomar una foto con la cámara de su teléfono inteligente y cargar instantáneamente el recibo en su aplicación. Si bien la mayoría de las principales aplicaciones de informes de gastos ofrecen captura de recibos, el enfoque de Expensify es particularmente efectivo y fácil de usar.

principales características

  • Integre con varias aplicaciones, incluidas Uber, QuickBooks y Gusto
  • Rastreador de millas de viajes de negocios usando GPS
  • Tarjeta de crédito comercial Expensify
  • Escaneo automático de recibos Ver detalles

ventaja

  • Etiquete, agrupe y categorice fácilmente los gastos en los informes
  • reembolso al día siguiente
  • La versión gratuita ofrece escaneo de recibos gratis todos los meses.

defecto

  • La lectura automática de recibos puede llevar más tiempo que la entrada manual
  • Subir recibos en PDF no es intuitivo

Precio

  • gratis: $0
  • recopilar: $5 por usuario por mes
  • control: $9 por usuario por mes

Con la versión paga, los usuarios obtienen informes personalizados, funciones de control de acceso y más.

QuickBooks Online: lo mejor para informes completos de gastos

Logotipo de QuickBooks de Intuit.Imagen: Intuit QuickBooks

QuickBooks Online es un paquete de software de contabilidad muy conocido. Ofrece una de las aplicaciones de informes de gastos más completas, con varias funciones avanzadas que incluyen un panel de control en tiempo real, cuenta bancaria automática, PayPal y sincronización de tarjetas de crédito. La aplicación categoriza automáticamente el gasto, pero puede anular manualmente la categorización.

Si su empresa ya usa QuickBooks para la contabilidad, usarlo para el informe de gastos sería una opción natural. Sin embargo, la interfaz puede ser un desafío para los nuevos usuarios, especialmente en comparación con otros competidores que ofrecen una interfaz de usuario más limpia.

principales características

  • Integre con más de 650 aplicaciones de terceros
  • Generación de cuenta de pérdidas y ganancias
  • Informes personalizados con logos corporativos
  • Múltiples niveles de permisos para el acceso de los usuarios
  • autoridad contable

ventaja

  • Excelentes funciones de seguridad, incluidos los servicios de protección de cortafuegos y la tecnología de cifrado
  • Posibilidad de vincular tarjetas de crédito y cuentas bancarias
  • Seguimiento automático de tarifas en múltiples monedas

defecto

  • costoso
  • no muy fácil de usar

Precio

  • Comienzo sencillo: $30 por mes
  • Puntos principales: $ 55 por mes
  • agregar: $85 por mes
  • avanzado: $ 200 por mes

QuickBooks Online ofrece con frecuencia descuentos en cada uno de sus planes.

Goodbudget: lo mejor para principiantes

Logotipo de buen presupuesto.Imagen: Buen presupuesto

Goodbudget es perfecto para usuarios de negocios que desean reportar gastos usando una aplicación fácil de usar. Goodbudget ofrece un «sobre digital» que facilita a los usuarios realizar un seguimiento de sus gastos, ahorros, impuestos y más. Los usuarios también pueden ver datos usando gráficos para una representación visual rápida. La interfaz de usuario intuitiva de Goodbudget significa que toma muy poco tiempo descubrir cómo usar la aplicación.

Si no desea una aplicación con una curva de aprendizaje pronunciada, Goodbudget es probablemente la mejor opción para usted. Sin embargo, hay algunas desventajas a considerar al tomar su decisión. Con esta aplicación, debe ingresar sus gastos manualmente ya que no hay un escaneo automático. También carece de sincronización automática de cuentas bancarias y tarjetas de crédito.

principales características

  • Importar archivos de transacciones bancarias
  • Admite múltiples usuarios y dispositivos con planes pagos
  • Función de cuenta de deuda para rastrear el progreso del pago
  • Capacidad para sincronizar y compartir presupuestos entre usuarios

ventaja

  • interfaz de usuario amigable
  • Soporta múltiples dispositivos con sincronización automática

defecto

  • funcionalidad limitada
  • se requiere entrada manual
  • No sincroniza con cuentas bancarias y tarjetas de crédito

Precio

  • gratis: $0
  • agregar: $8 por mes o $70 por año

Everlance: lo mejor para el seguimiento de kilometraje

Logotipo de Everlance.Imagen: Everlance

Everlance es una aplicación de seguimiento de gastos para empresas y autónomos. Es perfecto para los usuarios que necesitan realizar un seguimiento del kilometraje, simplificar los reembolsos y cumplir con los requisitos de cumplimiento fiscal. La aplicación permite a los usuarios realizar un seguimiento de 30 viajes de negocios al mes de forma gratuita, pero si necesitan más, pueden suscribirse a un plan de pago.

Everlance es una de las pocas aplicaciones de seguimiento de gastos que ofrece seguimiento automático de kilometraje en su versión gratuita. La versión gratuita viene con una prueba premium de 7 días, por lo que puede probar el plan pago antes de decidir si vale la pena. Finalmente, el flujo de trabajo personalizable de Everlance es excelente, lo que le permite configurar reglas de tarifas personalizadas y automatizar tarifas recurrentes.

principales características

  • Seguimiento automático de kilometraje
  • seguimiento de sesiones largas
  • Flujo de trabajo personalizable
  • informe del equipo

ventaja

  • Posibilidad de exportar informes de kilometraje a diferentes formatos
  • Todos los planes tienen un número ilimitado de usuarios
  • Libro de registro de millaje que cumple con el IRS
  • Seguimiento de millas y gastos en una aplicación

defecto

  • El plan gratuito no está vinculado a una cuenta bancaria o tarjeta de crédito
  • Los planes pagos pueden ser costosos

Precio

  • gratis: $0
  • Seguimiento de millaje y planificación del programa CPM: $12 por usuario por mes
  • Planes de Tasa Fija y Variable (FAVR): Póngase en contacto con Everlance para obtener más información.

Gasto de Emburse: lo mejor para aprobaciones rápidas

Signo de brasas.Imagen: Enterrar

Emburse Spend ofrece algunas de las velocidades de procesamiento más rápidas de esta lista. Los usuarios pueden ingresar gastos de una variedad de fuentes, incluidos recibos y transacciones con tarjeta de crédito.

Una de las características clave de Emburse Spend es la capacidad de automatizar la jerarquía de aprobación de gastos, lo que resulta en aprobaciones de gastos más rápidas. Además, puede agregar reglas de política de tarifas, que verifican automáticamente el nivel de cumplimiento de cada informe antes de enviarlo. Un tablero simple acelera aún más el proceso de aprobación.

principales características

  • Controles presupuestarios para limitar el gasto
  • Conciliación de gastos entre múltiples dispositivos y usuarios
  • Seguimiento de kilometraje por GPS
  • Monitoreo automático de tarjetas de crédito
  • reembolso al día siguiente

ventaja

  • aprobación rápida
  • Reembolso Directo al Empleado
  • Integre con muchas de las mejores soluciones de software de contabilidad
  • La versión gratuita ofrece muchas características

defecto

  • Los usuarios informan problemas técnicos con el escaneo de recibos y el reembolso

Precio

Emburse Spend anuncia principalmente su versión gratuita. Sin embargo, los compradores potenciales interesados ​​que deseen una cotización de empaque personalizado pueden comunicarse directamente con el equipo de Emburse.

Preguntas frecuentes sobre la aplicación de informes de gastos

¿Cuál es la mejor manera de realizar un seguimiento de los gastos?

La mejor manera de realizar un seguimiento de los gastos es con una aplicación de seguimiento de gastos, que almacena datos y automatiza varios pasos del proceso. Las principales aplicaciones de seguimiento de gastos permiten a los usuarios capturar recibos y escanearlos automáticamente para recopilar información como la fecha, el monto de la factura y la ubicación. Las aplicaciones de seguimiento de gastos son excelentes para empresas que viajan mucho y/o tienen varios empleados y departamentos que necesitan realizar un seguimiento de los gastos.

Mirar: Lista de verificación de procesamiento de nómina (Edición Premium de Tecnopedia)

Hay varias formas de realizar un seguimiento de los gastos comerciales. El método tradicional es registrar todos los gastos en un cuaderno o libro mayor personal y almacenar todos los recibos. Este enfoque está desactualizado ya que es ineficiente y propenso a la pérdida de datos y errores. Una mejor manera de administrar sus gastos es usar una aplicación de seguimiento de gastos.

¿Para qué sirve un rastreador de gastos?

mejor software empresarial

Ya sea que se trate de una pequeña empresa o de una gran empresa, el seguimiento de los gastos es fundamental para la salud de su empresa. Los rastreadores de gastos permiten a los empleados realizar un seguimiento de sus gastos y los recibos u otros documentos necesarios para verificar los gastos.

Los empleados pueden usar aplicaciones de seguimiento de gastos para obtener un reembolso por sus gastos en actividades relacionadas con el negocio. Si usan una tarjeta de crédito corporativa, pueden usar el informe de gastos para controlar y verificar los cargos.

Si bien el seguimiento y la verificación de los gastos son importantes, los empleadores prefieren que el seguimiento de los gastos no interfiera con los demás deberes y obligaciones laborales de los empleados. Las aplicaciones de seguimiento de gastos son útiles porque permiten a los empleados tomar fotos de los recibos a través de sus teléfonos inteligentes, enviar informes de gastos a los supervisores para su aprobación y utilizar otras funciones de gestión de gastos para maximizar la eficiencia.

Cómo elegir las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos

Debe considerar varios factores para elegir la mejor aplicación de seguimiento de gastos para su negocio. Lo mejor es empezar enumerando las prioridades o funciones que necesita. Por ejemplo, si sus empleados viajan a menudo, se beneficiaría de utilizar una aplicación de seguimiento de gastos que ofrezca seguimiento por GPS, lo que facilita a los usuarios el seguimiento de su kilometraje.

Mirar: Política de seguridad de dispositivos móviles (Edición Premium de Tecnopedia)

Del mismo modo, si planea integrar su aplicación con una pila de tecnología existente, verifique la compatibilidad antes de tomar una decisión. Otros factores a considerar incluyen la sincronización automática con cuentas bancarias y tarjetas de crédito, el precio y la facilidad de uso. La mayoría de las aplicaciones de seguimiento de gastos ofrecen una versión gratuita, por lo que es mejor probar la aplicación durante unos días antes de comprarla.

Lea a continuación: Las mejores aplicaciones de facturación para pequeñas empresas y autónomos (República tecnológica)

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