Para los empleados que trabajan desde casa, no pase por alto la seguridad de los documentos impresos

En la era digital, los documentos en papel, incluso los que contienen información confidencial, generalmente no se consideran un alto riesgo de seguridad. Los expertos dicen que fue un error.

Se ha utilizado mucha tinta digital para advertir a quienes ahora trabajan desde casa que presten mucha atención a la ciberseguridad, ya que el departamento de TI de su empleador no puede ayudar. Pero algunos sugieren que centrarse en los documentos en papel puede ser tan importante como los PDF.

«Si su empresa maneja rutinariamente datos confidenciales en papel en la oficina, es posible que sus empleados que trabajan desde casa ahora tengan que continuar manejando datos confidenciales fuera de la seguridad del entorno de la oficina», dijeron Andrea Maciejewski y Joshua James de Bryan, Cave, Leighton y Paisner, en su publicación: Aspectos básicos de la ciberseguridad del trabajo desde casa: manejo de datos confidenciales en papel. «Esto presenta una serie de desafíos, pero luego de una cuidadosa consideración, muchas empresas pueden descubrir que pueden continuar con la mayor parte de sus negocios sin sacrificar la seguridad».

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Es un poco tarde para pensar en las cosas durante la crisis del coronavirus, pero los coautores dicen que es una buena idea revisar las medidas de seguridad existentes, especialmente aquellas relacionadas con archivos sensibles en papel cuya seguridad a menudo se pasa por alto en la era de los medios digitales.

Es fácil pensar que el «dumpster diving» es cosa del pasado y que las copias impresas confidenciales se destruyen solo para cumplir con las regulaciones. Pero el editor colaborador de Asuntos del Consumidor, Rob Douglas, no está de acuerdo, en un informe reciente que enumera el robo de basura y el robo de correo como métodos positivos de robo de identidad. Estadísticas de robo de identidad de 2023Ahora que la mayoría de la gente trabaja desde casa, los delincuentes de robo de identidad están trasladando sus actividades de la oficina a los hogares de las personas, dijo.

Cómo proteger sus datos en papel

Maciejewski y James recomiendan los siguientes métodos para proteger las copias impresas de los delincuentes.

Decide qué significa perder archivos

La solución a este problema parece obvia: simplemente copie el archivo; sin embargo, en algunos casos, el archivo no se puede copiar. “Si bien su empresa y sus empleados toman medidas para evitar la pérdida de documentos, la realidad es que una vez que los documentos salen de la oficina, aumentan las posibilidades de que se pierdan, se destruyan o se los roben”, dijeron Maciejewski y James. «Su empresa debe sopesar cuidadosamente las necesidades comerciales frente al riesgo de daño que podría resultar de la pérdida de documentos».

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Determinar si la información en un archivo es confidencial

Si tiene un proceso para determinar si existe información confidencial en un archivo, ayude a los empleados a comprender cómo se manejan los datos confidenciales. Se vuelve similar a la memoria muscular: una vez aprendida, se vuelve automática.

Si se eliminan archivos de la oficina, considere la seguridad de los archivos

Cuando el documento no se encuentra dentro de los límites físicos de la empresa, no debe ser considerado. El autor proporciona el siguiente ejemplo.

transporte público: Si los empleados usan el transporte público para mover documentos confidenciales, Maciejewski y James sugieren que puede valer la pena que las empresas paguen un taxi o viaje compartido. «Además, recuerde a los empleados que conducen que no estacionen documentos confidenciales en sus automóviles de camino a casa. Si el vehículo de un empleado se deja desatendido durante un período prolongado de tiempo, se pueden robar maletines o mochilas».

Seguridad del hogar: Los empleados deben ser realistas al decidir sobre la seguridad de almacenar archivos en casa:

• ¿El empleado vive con más de una persona?
• ¿Los empleados tienen candados u otras áreas seguras para guardar archivos cuando no están en uso?

Asegurar la capacidad de destrucción de documentos

Una forma de evitar llevar copias impresas confidenciales para llevarlas a casa o imprimirlas en casa es destruir físicamente los documentos.

Toda empresa debe tener una política interna de destrucción de datos para abordar la destrucción de información en oficinas y ubicaciones remotas, como las casas de los empleados. Algunas opciones son:

• Compre una trituradora casera para cada empleado: Esta puede ser una buena opción si los empleados trabajan con cantidades relativamente pequeñas de archivos impresos que contienen datos confidenciales.Los autores también recomiendan revisar Regulaciones locales y federales para triturar documentos de la manera correcta.
• Solicite los servicios de una empresa de trituración de terceros: Las empresas que ofrecen servicios de trituración móvil podrían tener sentido si existe el volumen. «Esta puede ser una buena opción si sus empleados trabajan habitualmente con una gran cantidad de archivos que contienen datos personales o información confidencial», dijeron.
• Minimizar el procesamiento de datos: Podría ser una buena idea reducir temporalmente el procesamiento de datos confidenciales. Es mejor posponer algunas tareas que requieren el procesamiento de grandes cantidades de datos confidenciales hasta que los empleados puedan trabajar desde una ubicación segura.
• Crear una política de no imprimir: Considere prohibir que los empleados impriman en casa o se lleven documentos físicos a casa.