Huddle Migration mejora la productividad y la responsabilidad de una empresa de ingeniería global

La empresa del ingeniero estructural Barry Keung, Hardesty & Hannover, LLC, buscaba una solución en la nube para reemplazar los sistemas heredados como Lotus Notes y permitir una colaboración entre pares y una gestión de proyectos más eficientes.

«Tenemos mucha experiencia repartida en la sede», dice Keung, «por lo que se necesitan muchas oficinas como esta para comenzar a ayudarnos a enfatizar la búsqueda de productos como Huddle. Las dos personas en nuestra oficina que dirigen esto somos yo y el director Keith Griesing, quien es responsable del control de documentos y entregables”.

Fundada en 1887, Hardesty & Hannover (o H&H) es una empresa de ingeniería de infraestructura de servicio completo que se especializa en proyectos complejos de carreteras, puentes estacionarios y estructuras dinámicas pesadas. La empresa emplea a ingenieros en varios lugares, incluidos la ciudad de Nueva York, Boston, Washington, Miami, Francia y Brasil.

Huddle proporciona soluciones de colaboración de contenido basadas en la nube a clientes empresariales y gubernamentales y tiene su sede en Londres y San Francisco.

Según Keung, Hardesty & Hannover «no está funcionando tan eficientemente como nos gustaría que una empresa moderna trabajara con todas las demás oficinas. Usamos conferencias telefónicas y ocasionalmente WebEx».

«Hay muchas opciones empresariales que unen a todos», explicó Keung. “También hay software relacionado con la ingeniería muy caro, para el control de documentos, etc. Pero Huddle nos brinda una alternativa muy económica al uso del software de ingeniería para revisiones importantes”.

Consideraron que Symantec Enterprise Vault y Buzzsaw eran posibles soluciones. «Descubrimos que los precios de estos productos eran prohibitivamente altos para una empresa de nuestro tamaño. Por lo tanto, Huddle era muy atractivo por suscripción, lo que nos permitía colaborar en todas las oficinas», agregó Keung.

«Un buen ejemplo», de su desafío colaborativo anterior, explica Keung, «es cuando terminamos un conjunto de dibujos o cálculos. Lo subimos a la web y quien lo edita lo llama la versión final». …y luego alguien lo revisa, y lo rebotas de un lado a otro, y terminas con seis versiones del PDF, llamadas la «versión final». Y realmente pierdes la pista de los comentarios, porque simplemente volcas el archivo en el mismo lugar. »

«No nos dimos cuenta de que Huddle sería tan beneficioso hasta que lo tuvimos», agregó Keung. «Así que ahora, si hay revisiones, ponemos los archivos en Huddle y los bloqueamos para archivarlos. Ese es uno de los principales beneficios en comparación con la forma en que nos aprobaban en el pasado».

«Eventualmente, hubo que elegir entre Box y Huddle», dice Keung, «y como Huddle tenía un calendario, hicimos un trato. Solíamos tener Lotus Notes, y configurar calendarios de proyectos era una molestia. Así que elegimos el calendario de Huddle y puso el Se usó para probar en un proyecto de puente en Canadá».

Proyecto piloto Huddle de Canadá

Durante el proyecto canadiense, “la mayoría de nuestros documentos se generan aquí en la sede y los sacamos de la oficina para diferentes aprobaciones de alto nivel”, explicó Keung. «Entonces, cuando usábamos Huddle, el flujo de trabajo se enfocaba en imprimir archivos PDF de dibujos y cálculos y luego obtener la aprobación de los superiores. Luego, archivábamos la versión final en Huddle en caso de que alguien tuviera alguna pregunta al respecto».

“Después de ese proyecto”, agregó Keung, “ampliamos Huddle a otro proyecto y finalmente lo extendimos a toda la empresa, según el gerente de proyecto específico”.

«Toda la empresa comenzó a usarlo en varias intranets», dice Keung, «publicamos documentos y proyectos de recursos humanos en nuestra base de conocimientos de ingeniería. Lo que tenemos ahora es la intranet de Hardesty & Hannover publicada en Huddle. Así que la usan mucho para impulsar archivos de ida y vuelta».

La colaboración en línea da nueva vida a la antigua base de conocimientos

“Nuestra base de conocimiento de ingeniería tiene pocos boletines y detalles de conexiones y diseños: el conocimiento que la empresa ha adquirido en la construcción de estos puentes durante más de 130 años”, dijo Keung.

«Tenerlos en Huddle le da nueva vida a estos anuncios de ingeniería. Muchos de nuestros ingenieros mayores mirarán allí y verán estos anuncios, y si hay nueva información para aplicar, comentarán y conversarán al respecto a través de Huddle. Nosotros solía guardarlos en una base de datos de Lotus Notes que nadie usaba muy a menudo».

Aumente la responsabilidad a través de la gestión de documentos

«Desde el punto de vista de la gestión de proyectos», agregó Keung, «creo que Huddle facilita el logro de la rendición de cuentas. Quién vio el archivo, cuándo se cargó, cuándo se revisó: la auditoría transparente aumenta la responsabilidad y la gente sabe más sobre lo que están haciendo. archivos cargados y descargados. Esto ha sido un gran beneficio para nuestro flujo de trabajo».

Mejore la productividad con la colaboración móvil

“En comparación con proyectos anteriores, la productividad ha aumentado simplemente porque las aprobaciones se pueden realizar fuera del horario de atención”, dijo Keung. «Entonces, si mi jefe necesita aprobar algo y tiene que tomar un tren a Long Island, puedo subir el archivo a Huddle, recordárselo y él puede revisarlo en su iPad de camino a casa. Todo es más fácil que nunca obtenidos, lo que aumenta la eficiencia de nuestro proceso de aprobación».

Atención al cliente receptiva

“Huddle está muy abierto a nosotros como clientes y a nuestros comentarios”, dijo Keung. «Hace aproximadamente un mes, me di cuenta de que el soporte de documentación de ingeniería estaba apareciendo entre muchos de nuestros clientes y prospectos. Así que programé una conferencia telefónica con el jefe de desarrollo de productos de Huddle y uno de nuestros jóvenes ingenieros del lado de la producción. Estamos allí hubo discusiones y algunas características que nos gustaría que consideraran».

«Huddle es un gran socio», agregó Keung, «no somos una empresa muy grande, por lo que básicamente nos enfrentamos a competidores más grandes cuando se trata de planificar el control de documentos y otros procesos comerciales, y muchas de las soluciones Los proveedores de soluciones son muy caro. Así que tenemos una muy buena asociación con Huddle».