Software como servicio (SaaS): una hoja de trucos

Con algunas excepciones, las herramientas comerciales de TI de la empresa moderna, ya sean conglomerados multinacionales o operaciones de una sola persona, giran en torno a la computación en la nube y un enfoque de entrega de «servicio como servicio». Se puede acceder a la infraestructura de red, las plataformas, las aplicaciones y todo lo demás en cualquier momento y en cualquier lugar con una conexión a Internet.

Si bien la mayoría de los servicios en la nube disponibles reemplazan la necesidad de comprar hardware costoso, el software como servicio (SaaS) reemplaza la necesidad de comprar, instalar e implementar físicamente el software de la aplicación en toda la organización. En teoría, SaaS descarga los costos asociados con la compra inicial, el mantenimiento regular y la gestión de seguridad a proveedores externos, lo que permite a los clientes dedicar recursos a otro trabajo potencialmente más productivo.

Esta hoja de trucos de software como servicio explica qué es SaaS, por qué es importante, quién lo proporciona y cómo obtenerlo.

Mirar: Software como servicio (SaaS): Hoja de trucos (PDF gratuito) (República tecnológica)

¿Qué es SaaS?

En pocas palabras, el software como servicio es un modelo de licencia en el que se proporciona acceso a una aplicación a un cliente o cliente mediante suscripción. Los proveedores externos controlan el acceso y son responsables de la seguridad, el mantenimiento y las actualizaciones de funciones. El software reside en un servidor externo, no en un servidor interno, y normalmente se accede a través de Internet mediante un navegador web.

Si bien el proveedor posee y mantiene el código fuente de una aplicación SaaS, los datos que ingresan y son generados por una aplicación SaaS generalmente son responsabilidad del cliente o clientes. Los datos se pueden almacenar localmente, en la nube o en una combinación de ambos.

Las aplicaciones SaaS tienden a caer en una de dos categorías:

• vertical Se refiere a las aplicaciones SaaS creadas para servir a industrias específicas, como instituciones financieras o de salud.
• horizontal Hace referencia a una aplicación SaaS creada para servir a un mercado específico, como la productividad de la oficina o la gestión de relaciones con los clientes.

Ver también: Estudio: incluso en tiempos de incertidumbre, la complejidad de las implementaciones de múltiples nubes a menudo vale la pena (República Tecnológica Premium)

¿Cuándo es útil SaaS?

Muchas aplicaciones encajan bien en el modelo de distribución de SaaS y, en muchos casos, la capacidad de acceder a software que, de otro modo, sería demasiado costoso de obtener proporciona una importante ventaja competitiva. SaaS nivela el campo de juego para todas las empresas y permite el acceso a aplicaciones y herramientas vitales como correo electrónico, mensajería, plataformas de colaboración, suites de productividad, gestión de relaciones con los clientes, facturación, nómina, gestión de ventas, gestión de recursos humanos, gestión de contenido y gestión de bases de datos.

Las pequeñas y medianas empresas, los profesionales, los consultores y las personas que trabajan como parte de la economía colaborativa pueden usar SaaS para acceder a software, aplicaciones y herramientas complejos que son fundamentales para la gestión de sus respectivos negocios. Las grandes empresas pueden descargar parte de sus costos de desarrollo y mantenimiento de software a terceros y concentrar sus recursos en administrar y proteger los datos.

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¿Cuáles son las ventajas de SaaS?

La ventaja más obvia y citada con frecuencia del modelo de distribución SaaS es el costo inicial reducido de desarrollar, implementar y mantener aplicaciones de software. Dado que el proveedor maneja estos aspectos, el cliente y sus costos de soporte de suscripción. Cuantos más clientes contraten a un proveedor, más dinero estará disponible para seguridad, mantenimiento y actualizaciones de funciones.

SaaS permite que más empresas adopten la teoría económica y estratégica del crecimiento empresarial a través del desarrollo de nuevas tecnologías y una mayor productividad. Bajo esta estrategia, la innovación tecnológica es el motor que estimula e impulsa el crecimiento y el acceso a más y mejores herramientas, aunque SaaS solo puede acelerar la innovación.

Como complemento de esta estrategia, se encuentra la capacidad de los proveedores de SaaS para implementar regularmente actualizaciones de funciones para los clientes. A medida que las innovaciones en Big Data, IoT e IA se generalizan, los proveedores pueden desarrollar e implementar herramientas y capacidades diseñadas para aprovecharlas, que luego utilizan los clientes: la innovación impulsa la innovación.

Incluso antes de la pandemia mundial de coronavirus, la movilidad, los trabajadores remotos y el teletrabajo eran tendencias que eran cada vez más importantes para las empresas modernas, y esa tendencia ahora se ha acelerado considerablemente. Debido a que se puede acceder a las aplicaciones SaaS desde cualquier lugar con una conexión a Internet, son la herramienta perfecta para los trabajadores móviles y remotos.

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En general, las aplicaciones y plataformas SaaS modernas pueden modificarse para adaptarse a las necesidades de su negocio y, a menudo, a las necesidades de los empleados individuales. Según la aplicación SaaS, las opciones de personalización pueden incluir las siguientes características:

• La interfaz se puede modificar para adaptarse a determinadas funciones y situaciones laborales;
• Los equipos pueden crear espacios de trabajo colaborativos virtuales con su propio nivel adicional de control de acceso;
• Los tableros e informes se pueden actualizar y generar dinámicamente para audiencias específicas; y
• Las aplicaciones SaaS pueden integrarse con otro software mediante interfaces de programación de aplicaciones (API).

Además de reducir el costo inicial de desarrollo, los costos asociados con la implementación del software también se reducen significativamente. Debido a que se accede a la aplicación en sí a través de un navegador web y una conexión a Internet, no es necesario instalar o implementar el software en cada computadora individual o dispositivo móvil. Si bien aún puede haber algunos requisitos de rendimiento, la mayor parte del trabajo pesado lo realiza el hardware de computación en la nube del proveedor.

La computación en la nube también explica otra ventaja de SaaS: la escalabilidad. Si su empresa necesita repentinamente acceso adicional a aplicaciones, las aplicaciones SaaS basadas en la nube pueden crecer para adaptarse a la actividad. Igual de importante, cuando la actividad disminuye, la capacidad automáticamente vuelve a los niveles normales. Los clientes pagan solo por la capacidad de SaaS que utilizan, no por la capacidad sobrante que puedan utilizar en el futuro.

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¿Cuáles son las desventajas de SaaS?

Si bien la capacidad de conectarse a un sistema SaaS desde cualquier lugar con una conexión a Internet se considera una ventaja, también es la fuente del inconveniente más grande y común del sistema. Un sistema de distribución SaaS es prácticamente inútil sin una conexión a Internet confiable.

Las empresas que confían en SaaS para aplicaciones comerciales críticas deben considerar cuidadosamente la calidad y confiabilidad de su elección de proveedor de servicios de Internet (ISP). Solo unos minutos de pérdida de productividad debido a una interrupción del equipo en su ISP pueden costarle a su empresa miles o incluso millones de dólares.

Además de la confiabilidad, dependiendo de la naturaleza de su aplicación comercial, es importante evaluar la capacidad que ofrece su ISP de elección. Consultar bases de datos grandes o mover archivos multimedia grandes requerirá más ancho de banda que aplicaciones menos intensivas como el correo electrónico; sin embargo, si también hay problemas de latencia, incluso los anchos de banda muy grandes pueden no ser suficientes.

Existen problemas de confiabilidad similares al elegir un proveedor de servicios para la propia aplicación SaaS. Las organizaciones comerciales deben considerar la longevidad de sus proveedores, su compromiso con la seguridad, su voluntad de personalizar sus aplicaciones y sus planes para actualizaciones de funciones. SaaS requiere que las empresas cedan cierto control para poder beneficiarse del sistema de distribución.

Ceder el control también puede causar problemas cuando el proveedor de SaaS actualiza ciertas características de la aplicación que la empresa no quiere cambiar. Ciertas actualizaciones de funciones pueden interrumpir los casos de uso existentes, especialmente cuando las empresas usan versiones personalizadas del software. Se sabe que algunos proveedores de SaaS eliminan por completo las funciones infrautilizadas de su software, lo que puede causar problemas a las empresas que eligen adoptarlas.

La elección de un proveedor de SaaS a menudo impide que una empresa use los servicios de ese proveedor en el futuro previsible, y solo use los servicios de ese proveedor. Después de elegir un proveedor de SaaS, a las empresas les puede resultar difícil y costoso cambiar de proveedor, independientemente de la calidad del servicio.

Renunciar al control también puede ser problemático en términos de seguridad. Las empresas que utilizan sistemas SaaS para aplicaciones deben tener en cuenta las prácticas de seguridad de los ISP y los proveedores de SaaS. Los datos que fluyen desde la empresa hasta la instalación de SaaS deben estar encriptados y siempre se deben aplicar estrictos controles de acceso. La protección de datos, ya sea que se procesen mediante SaaS o no, es responsabilidad última de la empresa.

Mitigar todos estos factores de riesgo puede ser un trabajo de tiempo completo. Antes de contratar a cualquier proveedor de servicios en la nube o SaaS, las empresas deben llevar a cabo la diligencia debida y luego obtener un acuerdo de nivel de servicio (SLA) integral. El SLA debe enumerar con gran detalle los servicios prestados y lo que las partes esperan recibir.

Consulte también: Todo como servicio: por qué las empresas se están pasando a SaaS, IaaS, PaaS y más (República Tecnológica Premium)

¿Quiénes son los principales proveedores de SaaS?

Hay miles de proveedores de servicios en la nube y SaaS que operan en todo el mundo: algunas empresas grandes y conocidas, algunas pequeñas empresas emergentes que ofrecen software de calidad boutique. Los servicios en la nube como AWS y Microsoft Azure permiten que empresas grandes y pequeñas compitan en el mismo campo de juego.

Desde una perspectiva histórica, uno de los proveedores de SaaS más influyentes es fuerza de ventas, que se formó específicamente para proporcionar una versión basada en la nube y accesible mediante navegador del software de gestión de recursos del cliente de nivel empresarial. Salesforce es ahora el líder del mercado en esta categoría.

A diferencia de Salesforce, Microsoft tuvo que adaptar su modelo de negocio a la distribución SaaS de su paquete de productividad de oficina, Microsoft 365 (antes Office 365). Al pasar a las ofertas basadas en la nube, Microsoft se ha vuelto más ágil en el despliegue de funciones y aplicaciones que satisfacen las necesidades cambiantes de sus clientes y entornos comerciales.

software de adobe es otra empresa que ha transformado con éxito su modelo de negocio en SaaS, y empresas como Alphabet han podido convertir las aplicaciones existentes (Búsqueda de Google) en ofertas de nube completas como Google Cloud Platform y G Suite.

Otros jugadores importantes en el espacio SaaS incluyen:

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¿Cómo se obtiene SaaS y cuánto cuesta?

Casi todo el software SaaS está disponible en Internet visitando la página web del proveedor. Muchos proveedores ofrecen versiones gratuitas de software con fines de prueba y pueden deshabilitar o modificar ciertas funciones para atraer a los usuarios a comprar la versión paga. Algunos proveedores optan por ofrecer períodos de prueba gratuitos para su software.

Ninguna empresa debería dedicar recursos significativos a una aplicación SaaS sin antes revisar minuciosamente al proveedor y al software. Una compra importante de SaaS siempre debe ir acompañada de un SLA completo.

El precio de las suscripciones varía según el proveedor, desde barato por usuario hasta bastante caro. Los precios de suscripción del software SaaS no siempre reflejan la calidad. Algunos de los servicios mejor calificados tienen un bajo costo.

Como ejemplo de un precio de suscripción típico de SaaS, considere el costo de suscripción por usuario por mes Microsoft 365 Empresa Estándar $12.50/usuario/mes. Por otro lado, la edición Microsoft 365 Business Basic cuesta $6.00/usuario/mes. Las empresas pueden usar la prueba gratuita de 1 mes para determinar qué versión es mejor para ella.

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¿Cuál es el futuro de SaaS y por qué debería importarnos?

Cada año se inventan transformaciones de modelos y/o nuevas aplicaciones para la distribución de SaaS. La naturaleza lucrativa del modelo comercial ha llamado la atención de muchos desarrolladores y proveedores de aplicaciones innovadoras. Con los beneficios de la computación basada en la nube, los desarrolladores pueden innovar, crear e implementar más rápido que en el pasado.

Ya están disponibles nuevas aplicaciones SaaS que manejan la recopilación de datos, la visualización de datos, la conectividad IoT y la inteligencia artificial. Es posible que sigan nuevas aplicaciones innovadoras aún por descubrir. El modelo SaaS de distribución de software y aplicaciones es ahora el pilar del negocio.

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