La documentación digital es esencial en la era de la fuerza de trabajo remota
Según una nueva investigación de Forrester, las organizaciones deben aceptar la realidad del trabajo virtual actual y eso significa una transición completa a los documentos digitales.
Imagen: iStock/Simonkolton
La agitación masiva en la fuerza laboral este año ha dejado en claro la importancia de que las empresas aceleren un proceso que era lento antes de la pandemia pero se convirtió en una prioridad: la documentación digital. Es injusto describir a una organización que todavía depende de la creación de registros en papel como obsoleta, pero esa descripción seguramente perseguirá a una empresa que no ha dado un paso al frente para satisfacer las necesidades de los clientes y seguir siendo competitiva. Para adaptarse a las nuevas realidades del trabajo actual y mantenerse productivo mientras se cumplen los requisitos legales y de seguridad, los documentos digitales definen el núcleo del trabajo remoto actual, según una investigación de Forrester encargada por Adobe.
La investigación de Forrester identificó cuatro hallazgos clave de las entrevistas de la compañía con 450 tomadores de decisiones comerciales y de TI sénior.
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Se debe implementar una variedad de nuevas prácticas en el lugar de trabajo
Debido al COVID-19, las empresas han tenido que pasar rápidamente de trabajadores en la oficina a una fuerza laboral remota completamente funcional, lo que ha interrumpido las prácticas diarias de las organizaciones.
Fundamentalmente, este cambio ha alterado la forma en que los empleados trabajan con documentos y ha creado nuevos desafíos; la investigación de Forrester descubrió que el 97 % de las empresas «tienen procesos de documentos digitales mínimos, lo que afecta negativamente la productividad de los empleados». Este porcentaje es cinco veces el impacto negativo de la digitalización de procesos internos organizacionales avanzados.
El estudio cita que el cliente de Adobe, Utah, emitió una ordenanza a todos los departamentos del estado para adoptar Adobe Sign, lo que podría abordar una gran cantidad de contratos y otros procesos de aprobación. Vuelve a normalizar la resiliencia del gobierno ya que los residentes reciben respuestas en cuestión de horas, en lugar de los días o semanas esperados.
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Una Necesidad Estratégica: Encontrar Soluciones en Documentos Digitales
Si bien casi un tercio de las empresas no brindan a los empleados herramientas para ayudar o mejorar el trabajo virtual, el 60 por ciento de los encuestados planea implementar dichas herramientas en los próximos 12 meses. Si bien esto ha afectado sus presupuestos (Forrester estima un aumento del 55 % en los procesos y herramientas digitales), es fundamental para administrar el negocio, no solo durante la «fase de recuperación» de COVID-19, sino más allá.
Las soluciones de documentos digitales, que alguna vez fueron un beneficio adicional, se convertirán en un procedimiento operativo estándar. Forrester cita el ejemplo del negocio de Adobe con la ciudad de Seattle, donde las transacciones de firma electrónica han «aumentado significativamente durante la pandemia».
Ganar-ganar: reducir el riesgo, aumentar las ganancias
El uso de documentos digitales tiene poder de permanencia, ya que el 82% de las organizaciones que trabajan únicamente con documentos digitales dicen que su negocio sobrevivirá a la pandemia.Por el contrario, las organizaciones sin presencia digital tienen 10 veces más probabilidades de reportar clientes en riesgo y el doble de probabilidades de reportar ingresos en riesgo
Mejora a largo plazo en CX y EX
Según Forrester, el 63 % de las empresas afirma que los procesos de documentos digitales les permiten brindar un mejor servicio a los clientes (CX, experiencia del cliente) y cumplir con las expectativas.
Los empleados (EX, experiencia del empleado, 66 %) dicen que quieren usar más alternativas digitales para completar las tareas diarias a medida que el COVID-19 continúa causando estragos y disminuyendo.
No hay duda de que se adoptarán y acelerarán los procesos digitales, ya que el regreso a la oficina no está claro. «Incluso a medida que nos acercamos a esa luz al final del túnel, la investigación muestra que las empresas ven lo digital como el estándar para deleitar a los clientes y modernizar el lugar de trabajo», dijo Forrester.
