Introducción a Microsoft Syntex
Imagen: Alex Yeung/Adobe Stock
A pesar del impulso global para transformar digitalmente las empresas, los documentos siguen siendo el núcleo de la mayoría de las empresas y, lamentablemente, administrarlos sigue siendo un proceso claramente manual. Es más o menos parte del flujo de trabajo diario de cada trabajador del conocimiento.
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A pesar de su naturaleza estructurada, la flexibilidad de los documentos dificulta la automatización de los procesos comerciales, y obtener datos de múltiples aplicaciones de línea de negocios para insertarlos en los documentos es una cuestión de cortar y pegar, de pantalla a documento y, por lo general, volverá una vez más. se recibe el archivo.
Lanzado en Ignite en octubre de 2023, Microsoft Syntex tiene como objetivo resolver algunos de estos tediosos problemas manuales, agregando herramientas de procesamiento de documentos a SharePoint. La solución utiliza el aprendizaje automático para ayudar a crear y analizar documentos, convirtiendo el proceso manual en uno en el que los humanos guían y verifican el software y aún así cumplen con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales. Obtenga más información sobre Content AI y algunos casos de uso actuales para esta versión en esta inmersión profunda en Syntex.
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¿Qué es la IA de contenido?
La idea de la IA de contenido es interesante porque se trata de encontrar formas de lidiar con los diferentes tipos de documentos que generamos y la información no estructurada que a menudo contienen. Los sistemas como Syntex necesitan inferir el contexto de esos datos, procesarlos, extraerlos y agregarlos para proporcionarlos en un formato estructurado. También debe poder hacer lo contrario, utilizando la generación de documentos para crear automáticamente plantillas para documentos.
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En el centro de este proceso se encuentra un conjunto de modelos de aprendizaje automático diseñados para la comprensión del contenido. Estos modelos preconstruidos están diseñados para funcionar con bibliotecas de documentos de SharePoint, similares a las que usa Cognitive Services de Azure, con modelos personalizados que se pueden entrenar en su propio contenido.
Modelos personalizados en Microsoft Syntex
Los más interesantes son los modelos personalizados, ya que son el marco de cómo Syntex maneja el contenido no estructurado, apoyando el procesamiento y la creación de documentos. El modelo personalizado utiliza un enfoque de enseñanza para entrenar el modelo, etiquetando los documentos existentes como parte del proceso de entrenamiento para identificar los elementos de contenido clave. La clave para trabajar con información no estructurada es revelar frases clave y patrones que identifiquen elementos importantes del documento.
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Los documentos no estructurados con los que trabajamos suelen ser cartas y contratos formales y, si bien varían en estructura, tendrán frases y estructuras específicas que son comunes en documentos con significados comerciales específicos.
El último punto es el más importante porque le brinda el contexto para extraer los datos en un formato utilizable como la fecha o el precio. Al enseñarle al modelo que un conjunto de palabras tiene un significado específico y está asociado con los datos que necesita usar, se puede comenzar a construir un modelo que reconozca variaciones en frases clave y formatos de contenido.
Comprensión de documentos como un servicio
Si ha estado siguiendo la plataforma de IA de Cognitive Services de Microsoft, se ha topado con su servicio de comprensión de documentos. Este fue el predecesor del modelo de procesamiento de documentos no estructurados de Syntex. Para que la comprensión de documentos funcione, debe seleccionar algunos documentos en el centro de contenido de SharePoint para entrenar su modelo, creando dos tipos de herramientas: clasificadores y extractores.
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Los clasificadores se utilizan para identificar los documentos cargados en la biblioteca. Por ejemplo, puede crear un archivo donde pueda encontrar todos los documentos RFP cargados en la biblioteca. Luego, el extractor identifica los datos clave en el documento y los pone a disposición de las aplicaciones externas. Por ejemplo, un extractor puede usar el nombre de un cliente que solicita una RFP en una biblioteca de documentos y agregar sus detalles de contacto como prospecto de ventas a su sistema CRM.
Casos de uso de Microsoft Syntex
Microsoft Syntex se puede utilizar para organizar, marcar y comprender mejor sus documentos de muchas maneras. Estos son algunos de los casos de uso comercial más comunes para Syntex:
Agregar aprendizaje automático a documentos en SharePoint
Crear un clasificador
La creación de un clasificador establece un nuevo tipo de contenido de SharePoint que se adjuntará a todos los documentos reconocidos. La capacitación es bastante simple, comienza con la selección de los documentos apropiados que se pueden usar para construir el modelo. El proceso de capacitación requiere que etiquete los documentos con el tipo que desea reconocer; necesita al menos cinco documentos positivos y uno negativo.
Luego debe explicar por qué estos documentos deben identificarse como un tipo particular y enumerar las frases y palabras clave utilizadas. Luego se usa como parte del modelo para verificar que coincida correctamente con todos sus documentos de muestra. Si falla, simplemente agregue más detalles y vuelva a ejecutar el proceso de capacitación.
El proceso de formación es relativamente rápido. Una vez completado, puede probar el modelo en otros documentos para ver qué tan efectivo es su clasificador. Al igual que con la mayoría de los sistemas de aprendizaje automático, no espere que funcione bien la primera vez; puede ser necesario pasar varias veces por este ciclo para obtener un modelo que funcione para sus documentos.
crear extractor
El proceso de creación de un extractor es similar y requiere que marque los datos que se extraerán del archivo. Aquí, debe usar maquetas separadas para cada información específica que desee resaltar la información en la página.
Si necesita reglas más complejas en su modelo o necesita evitar la duplicación, puede mejorar el extractor. Los extractores en uso agregan datos a las columnas de la biblioteca de documentos de SharePoint donde se pueden pasar a otras aplicaciones mediante la API de SharePoint.
Aplicar plantilla de contenido
Microsoft proporciona herramientas para simplificar la construcción de clasificadores y extractores mediante plantillas que ya incluyen muchos de los formatos de contenido comunes que se usan en la documentación. Por ejemplo, en lugar de agregar todas las diferentes variaciones de datos que aparecen en su documento, puede elegir la plantilla de fecha adecuada y agregarla a su descripción.
Hay una larga lista de plantillas que incluye importantes tipos de datos financieros y métodos para extraer números de teléfono internacionales y direcciones de correo electrónico. Para las direcciones de correo electrónico, los usuarios pueden configurarlo para identificar si los datos pertenecen al remitente o al destinatario.
Genere documentación usando Syntex y Power Platform
El modelo de documentos de Syntex también se puede usar para generar documentos, utilizando fuentes de datos familiares para completar lo que Microsoft llama «plantillas modernas». Los documentos de Word existentes se pueden usar para generar plantillas cargándolos en SharePoint y usando Template Studio de Syntex para agregar campos a la estructura básica del documento. Luego, estos campos se pueden vincular a una lista o biblioteca de SharePoint, lo que le permite crear documentos automáticamente.
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Esta no es una herramienta para la creación de documentos flexibles; es más un reemplazo moderno de código bajo para la combinación de correspondencia. Las plantillas modernas administradas por Syntex pueden ser el resultado de un proceso de Power Automate, tomando datos de varios sistemas comerciales y usándolos para generar documentos comunes como contratos, facturas e invitaciones, donde el formato no cambia, pero sí el contenido.
Una vez que se crea y publica la plantilla, Syntex proporciona un marco para agregar nuevos valores de la lista de SharePoint y autocompletar algunos valores cuando sea posible.
Como alternativa, puede usar las acciones de Power Automate para automatizar el proceso. Por ejemplo, puede crear automáticamente un nuevo contrato cuando se registra una nueva venta en Dynamics 365 o generar un manual del empleado cuando se agrega un nuevo nombre a Azure Active Directory.
Syntex y el futuro de SharePoint
Está claro que Microsoft tiene grandes planes para automatizar documentos en Syntex, aunque la vista previa actual aún es bastante limitada en comparación con otros servicios de procesamiento de documentos basados en aprendizaje automático.
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Aún así, construir sobre SharePoint tiene sentido. Es un importante sistema de administración de contenido empresarial, por lo que convertirlo en el centro de creación y procesamiento de documentos de Syntex es una buena opción para su función actual y establece una dirección interesante para la función futura de SharePoint.
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